Jak podpisywać umowy cyfrowo i zagwarantować ich prawną ważność?

Wciąż panuje zamieszanie: Różne, często bardzo podobne terminy, takie jak forma pisemna, pisemność, wolność od formy, pismo odręczne, powodują zamieszanie, jeśli chodzi o obsługę umów. Z tego powodu, niestety, ludzie często nadal uciekają się do pióra, papieru i uciążliwych kanałów pocztowych, gdy trzeba coś podpisać.

W tym artykule wyjaśnimy, w jakich przypadkach podpis cyfrowy jest w 100% prawnie ważny i można zagwarantować najwyższą wartość dowodową i identyfikowalność. Mały "spoiler": Istnieje tylko kilka wyjątkowych przypadków, w których podpis elektroniczny jest niedozwolony. W przeciwnym razie proces podpisu cyfrowego "przebija" podpis analogowy w każdym przypadku ze względu na techniczną niemożliwość podrobienia i najwyższą wartość dowodową.

Jaka jest funkcja umów?

Zasadniczo jest to oczywiste: podpisując umowę, wszystkie zaangażowane strony zgadzają się na warunki i obowiązki określone w umowie. Podpisanie umowy gwarantuje, że wszystkie strony umowy wypełnią swoje zobowiązania, a ich prawa i interesy będą chronione. Ponadto, w przypadku konfliktu, podpisany dokument może służyć jako dowód i pomóc utrzymać pozycję w sądzie. Najskuteczniejszym sposobem podpisywania umów jest dokonywanie tego w formie cyfrowej.

Niezależnie od tego, czy są one analogowe czy cyfrowe: Co oznacza wolność od formy dla umów?

W krajach europejskich umowy są generalnie ważne bez określonej formy. Oznacza to, że nie istnieją żadne regulacje dotyczące sposobu podpisywania umów. Dopuszczalna jest na przykład forma elektroniczna, pisemna, a nawet ustna (por. art. 883 ABG). Ostatecznie strony umowy mogą same uzgodnić konkretny rodzaj podpisu.

W przypadku umów nieformalnych nie ma wymogów prawnych dotyczących sposobu podpisywania, ale w przypadku wielu celów biznesowych zaleca się ostrożność! Błędem byłoby podpisywanie ważnych umów, które nie podlegają żadnym wymogom formalnym, niskim standardem podpisu elektronicznego. W przypadku umów o wysokich kwotach negocjacyjnych lub wysokim ryzyku odpowiedzialności, zdecydowanie należy stosować wysoki standard podpisu elektronicznego.

Niektóre umowy wymagają formy pisemnej zgodnie z prawem.

W przypadku niektórych rodzajów umów ochrona jednej ze stron umowy ma szczególne znaczenie, dlatego też prawo wymaga formy pisemnej. W terminologii prawnej jest to określane jako forma pisemna. Aby spełnić wymóg formy pisemnej lub pisemności, prawo wymaga odręcznego podpisu obu stron umowy. W Austrii forma pisemna jest uregulowana w § 886 ABGB, w Niemczech w § 126 ust. 1 BGB.

Oto dobra wiadomość zakotwiczona w prawie: Zgodnie z § 126a BGB (DE), wymagana prawem forma pisemna może zostać zastąpiona formą elektroniczną, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej. Ogólnie rzecz biorąc, rozporządzenie eIDAS, które obowiązuje w całej Europie od 2016 r., reguluje wymogi techniczne i merytoryczne dotyczące podpisów elektronicznych.

Jeśli "forma pisemna" jest wyraźnie wymagana, kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) może być używany do podpisywania zgodnego z prawem.

Dlatego ważne jest, aby zrozumieć, że terminy "forma pisemna" lub "pisemność", które zwykle oznaczają pismo odręczne i papier, w żadnym wypadku nie wykluczają metod cyfrowych. Podpis cyfrowy może być w 100% równoważny "pismu odręcznemu".

Ostatnia wola. W rzadkich przypadkach wystarczy jedynie "podpis mokry".

Złożenie własnoręcznego podpisu przy zawieraniu umów i podpisywaniu dokumentów jest konieczne tylko wtedy, gdy jest to wyraźnie (!) wymagane przez przepis prawa lub postanowienie umowne między stronami.

Oprócz niektórych dokumentów z zakresu prawa spadkowego, takich jak testamenty (które muszą być nawet podpisane odręcznie) i niektórych innych aktów notarialnych, istnieje kilka znaczących przykładów rodzajów dokumentów, zwłaszcza w zakresie zasobów ludzkich, które zgodnie z prawem mogą być podpisywane wyłącznie odręcznie.

Jednym z przykładów jest rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem lub porozumienie o rozwiązaniu umowy § 623 BGB w prawie niemieckim (!). Żadna forma e-podpisu nie może w tym przypadku zastąpić formy pisemnej; dzieje się tak, ponieważ forma elektroniczna jest wyraźnie wyłączona przez prawo na mocy § 623 BGB.

Poważny krok wstecz w niemieckiej polityce cyfryzacji był ostatnio przedmiotem kontrowersyjnej dyskusji w wielu mediach. Od 1995 r. pracodawcy w Niemczech są zobowiązani na mocy ustawy o weryfikacji (NachwG) do zapisywania najważniejszych warunków umowy na piśmie i przekazywania ich pracownikowi do podpisu: Zapis istotnych warunków zatrudnienia (§2 NachwG). Chociaż dyrektywa UE (rozporządzenie eIDAS) zezwala na transmisję elektroniczną, w Niemczech nie jest dozwolone dostarczanie dowodów istotnych warunków umowy w formie elektronicznej. Nawet kwalifikowany podpis elektroniczny nie spełnia wymogów Nachweisgesetz.

Nasza osobista ocena: Będzie tylko kwestią czasu, że ofensywa cyfryzacji, która jest szczególnie potrzebna w zasobach ludzkich, wpłynie również pozytywnie na ustawodawstwo i bardzo szybko prawo dotyczące dowodów również zostanie ponownie dostosowane.

Co więcej, nawet w tym szczególnym przypadku istnieją już "obejścia" mające na celu ograniczenie ilości papieru i czasu spędzonego w miarę możliwości oraz ograniczenie zakłóceń w mediach do minimum. Działa to na przykład dzięki dodatkowym dokumentom, które są podpisywane analogicznie zgodnie z prawem, ale kopia cyfrowa jest nadal zarządzana i przechowywana centralnie w archiwum cyfrowym.

Brak jakiegokolwiek ryzyka: Proszę podpisać umowę cyfrowo i zgodnie z wymogami formalnymi.

Niezależnie od tego, czy jest to podpis analogowy czy cyfrowy, przepisy krajowe regulują przede wszystkim to, czy i w jaki sposób umowa podlega wymogom formalnym. Po zapoznaniu się z tą kwestią i podjęciu decyzji o wyborze cyfrowej drogi oszczędzającej czas, rozporządzenie eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) wchodzi w życie we wszystkich państwach członkowskich UE jako obowiązujące ramy prawne. Te ramy prawne powinny napędzać transformację cyfrową w całej Europie, umożliwiać procesy biznesowe bez przerywania ciągłości mediów i umożliwiać bezpieczne procesy elektroniczne między 28 poszczególnymi rynkami.

Duża część eIDAS reguluje kwestie bezpiecznej tożsamości cyfrowej i bezpiecznego podpisu elektronicznego. Jeśli więc, jak wspomniano wcześniej, podpis elektroniczny nie jest zdecydowanie wykluczony przez prawo krajowe, umowy mogą być podpisywane zgodnie z wytycznymi eIDAS. Rozporządzenie zasadniczo rozróżnia trzy rodzaje podpisów elektronicznych: prosty, zaawansowany i kwalifikowany.

Ważne jest, aby wszyscy przedsiębiorcy mieli dobry przegląd procesów zawierania umów w firmie, aby zdecydować, który standard podpisu jest odpowiedni dla danego procesu zawierania umowy.

W celu zapoznania się ze szczegółami, zalecamy przeczytanie naszego artykułu na temat standardów podpisu. W połączeniu z tym artykułem będą Państwo w stanie zdecydować, które z umów należy podpisać za pomocą którego standardu.

Oto typowy przykład z praktyki dla podpisu, który nie jest ważny z prawnego punktu widzenia:

Przykładowy e-mail: Decyzje, które są wykonywane jako tekst w wiadomości e-mail, wymagają formy pisemnej, aby były prawnie ważne. Oznacza to, że wszystkie strony umowy muszą złożyć pisemny podpis. W tym przypadku często zdarza się, że stosowane są niewystarczające podpisy cyfrowe. Następujące procedury nie są prawnie ważne:

• Wydrukuj, podpisz, zeskanuj ponownie, wyślij (zakłócenie nośnika).
• Umieszczenie obrazu podpisu na dokumencie e-mail (prosty podpis elektroniczny)

Tylko kwalifikowany podpis elektroniczny będzie w tym przypadku prawnie ważną metodą.

Wnioski

Pomimo wszelkich ofensyw cyfryzacyjnych i nowych metod prowadzenia działalności bez użycia papieru, jesteśmy przekonani, że podpis zawsze będzie istotną częścią wszelkiego rodzaju decyzji i zatwierdzeń. W związku z tym warunkiem wstępnym, zwłaszcza w sektorze profesjonalnym, jest pewność, że bezpieczeństwo i zgodność są gwarantowane.

W tym miejscu uwidacznia się siła platform podpisu cyfrowego, takich jak sproof sign: technicznie złożone procesy są obsługiwane w tle. Na przykład w przypadku kwalifikowanego podpisu elektronicznego wystarczy tylko raz się zidentyfikować. Platforma poprowadzi Państwa przez 10-minutowy proces.