Darba plūsmu izmantošana un pārvaldība

Soli pa solim

Šajā pamācībā mēs vēlamies parādīt, kā jūs un jūsu komanda varat padarīt parakstu iegūšanu vēl efektīvāku, izmantojot tā sauktās darba plūsmas.

Darba plūsma sastāv no svarīgākajiem iestatījumiem, kurus vēlaties izmantot vai atkārtoti izmantot, iegūstot parakstus noteiktiem dokumentu veidiem.

Ietaupiet vērtīgu laiku: Šādus iestatījumus var saglabāt un atkārtoti izmantot, ielādējot. (parametrus var saglabāt granulāri)

• Saņēmēju saraksts
• Parakstu secība
• Iespēja: Parakstu kārtā jāparakstās tikai vienai personai
• Atsevišķu saņēmēju loma (parakstītājs, novērotājs)
• Nepieciešamais paraksta veids (AES, QES)
• Atgādinājuma datums un biežums
• Uzaicinājuma ziņojums
• Atļauja pārsūtīt

Turpmāk mēs parādīsim, kā optimāli izmantot darbplūsmas. Šeit ir sniegts pārskats:

A) Darba plūsmu saglabāšana B) Darba plūsmu izmantošana C) Darba plūsmu atjaunināšana D) Darba plūsmu kopīgošana ar komandu

A) Darba plūsmas saglabāšana

Lai pirmo reizi varētu pats saglabāt darbplūsmu, ir jāiziet uzaicinājuma process. Skatiet pamācību Parakstu iegūšana (ar paraksta darbplūsmu ).

Nosūtot uzaicinājumu, jums tiks jautāts, vai vēlaties saglabāt šo darbplūsmu. Izdariet to, lai saglabātu savu pirmo darbplūsmu.

Nākamajā solī jums tiks jautāts, kurus parametrus vēlaties saglabāt savā darbplūsmā. Piemēram, jūs, iespējams, vēlaties vienmēr aicināt vienu un to pašu kontaktpersonu sarakstu parakstīt noteikta veida līgumu un norādīt vienu un to pašu paraksta secību, bet prasīt, lai saņēmēji laiku pa laikam izmantotu citu paraksta veidu. Šādā gadījumā mēs iesakām atcelt izvēles rūtiņas "SIignature type: QES" opciju.

Kad esat veicis visus iestatījumus pareizi un piešķīris darbplūsmai atbilstošu nosaukumu, varat saglabāt darbplūsmu.

B) Izmantojiet darbplūsmas

Visas darbplūsmas tiek saglabātas cilnē "Kontakti un darbplūsmas". Pārslēdzieties uz cilni "Darba plūsmas". Noklikšķinot uz darbplūsmas, redzēsiet visu informāciju un to, kādus parametrus satur darbplūsma.

Noklikšķinot uz "3 punktiņiem" ieraksta labajā pusē, varat arī sākt dažādas darbības ar darbplūsmu, piemēram, pārdēvēt vai dzēst darbplūsmu.

Lai sāktu jaunu uzaicinājuma procesu ar darbplūsmu, noklikšķiniet uz "Use workflow" (Izmantot darbplūsmu). Nākamajā solī varat izlemt, ar kuriem dokumentiem vēlaties sākt uzaicināšanas procesu. Varat augšupielādēt dokumentus, izvēlēties tos no paneļa vai izmantot veidnes.

Noklikšķinot uz "Pievienot", jūs nokļūsiet tieši sproof zīmju redaktorā, tiks augšupielādēti pareizie dokumenti un redzēsiet, ka visi iestatījumi jau ir veikti atbilstoši darba plūsmai.

Otrā iespēja ir izvēlēties darbplūsmu tieši redaktorā labajā sānjoslā. Cilnē "Saņēmēji" jums ir arī iespēja izvēlēties pilnu darbplūsmu, nevis atsevišķus kontaktus.

Kad esat izvēlējies darbplūsmu, atliek tikai noteikt paraksta pozīcijas un pēc izvēles arī veidlapas laukus atsevišķiem saņēmējiem, izmantojot vilkšanas un nomešanas funkciju.

Pēdējā solī varat nosūtīt uzaicinājumu parakstīties.

C) Darba plūsmu atjaunināšana

Jums ir arī iespēja atjaunināt esošo darbplūsmu. Lai to izdarītu, atveriet esošo darbplūsmu, pēc vajadzības mainiet atsevišķus parametrus un pēc tam nosūtiet dokumentus parakstīšanai.

Pēdējā solī jums ir iespēja pārrakstīt darbplūsmu, noklikšķinot uz "Atjaunināt darbplūsmu". Pēc tam darbplūsmai ir tas pats nosaukums, bet tā ir pielāgota.

D) kopīgojiet darba plūsmas ar komandu

Jums ir iespēja kopīgot atsevišķas darba plūsmas ar komandu. Tas var paātrināt vai vienkāršot procesus visai jūsu komandai.

Lai to izdarītu, dodieties uz darbplūsmas detalizētu skatījumu. Lai to izdarītu, pāriet uz cilni "Darba plūsmas" pārskatā "Kontakti un darba plūsmas". Darbplūsmu varat atbrīvot, noklikšķinot uz pogas Kopīgot.

Ja vēlaties atsaukt darbplūsmu, varat to vēlreiz izdarīt detalizētajā skatā. Lai to izdarītu, vēlreiz noklikšķiniet uz ikonas "Kopīgot", lai atsauktu apstiprinājumu.