Hogyan írja alá szerződéseit digitálisan & garantáltan jogilag érvényesnek

A zűrzavar még mindig uralkodik: A különböző, gyakran nagyon hasonló kifejezések, mint például az írásbeliség, írásbeliség, formai szabadság, kézírás, zavart okoznak a szerződések kezelésénél. Emiatt sajnos az emberek gyakran még mindig a tollhoz, a papírhoz és a nehézkes postai csatornákhoz folyamodnak, ha valamit alá kell írni.

Ebben a cikkben tisztázzuk, hogy milyen felhasználási esetekben 100%-ban jogilag érvényes a digitális aláírás, és milyen esetekben garantálható a legmagasabb bizonyító erő és nyomon követhetőség. Kis "spoiler": Csak nagyon kevés olyan kivételes eset van, amikor az elektronikus aláírás nem megengedett. Egyébként a digitális aláírási eljárás a technikai hamisíthatatlanság és a nagyon magas bizonyító érték miatt minden esetben "felülmúlja" az analóg aláírást.

Mi a szerződések funkciója?

Alapvetően nyilvánvaló: a szerződés aláírásával minden érintett fél elfogadja a szerződésben meghatározott feltételeket és kötelezettségeket. A szerződés aláírása biztosítja, hogy a szerződő felek teljesítik kötelezettségeiket, valamint jogaik és érdekeik védelme biztosított. Ezenkívül konfliktus esetén az aláírt dokumentum bizonyítékként szolgálhat, és segíthet megállni a bíróság előtt. A szerződések aláírásának leghatékonyabb módja a digitális úton történő aláírás.

Függetlenül attól, hogy analóg vagy digitális: Mit jelent a szerződésekre nézve a formától való mentesség?

Az európai országokban a szerződések általában előírt forma nélkül érvényesek. Ez azt jelenti, hogy nincsenek előírások arra vonatkozóan, hogy a szerződéseket milyen módon kell aláírni. Megengedett például az elektronikus, az írásbeli vagy akár a szóbeli forma is (vö. ABG 883. §). Végső soron a szerződő felek maguk is megállapodhatnak az aláírás konkrét típusában.

A nem hivatalos szerződések esetében nincsenek jogi előírások az aláírás módjára vonatkozóan, de sok üzleti céllal óvatosságra int! Tévedés lenne olyan fontos megállapodásokat, amelyek nem tartoznak semmilyen alaki követelmény alá, alacsony elektronikus aláírási szabványokkal aláírni. Ha magas tárgyalási összegű vagy nagy felelősségi kockázatot jelentő szerződésekről van szó, mindenképpen magas digitális aláírási szabványt kell alkalmazni.

Egyes szerződések esetében törvény írja elő az írásbeli formát.

Bizonyos szerződéstípusok esetében az egyik szerződő fél védelme különösen fontos, ezért az írásbeliséget törvény írja elő. Jogi nyelven ezt nevezik írásbeli formának. Az írásbeliség vagy írásbeliség teljesítéséhez mindkét szerződő fél kézjegyével történő aláírását írja elő a törvény. Ausztriában az írásbeliséget az ABGB 886. §-a, Németországban a BGB 126. § (1) bekezdése szabályozza.

Íme a törvényben lehorgonyzott jó hír: A BGB (DE) 126a §-a szerint a jogszabályban előírt írásbeli forma helyettesíthető elektronikus formával, hacsak a törvény másként nem rendelkezik. Általánosságban az eIDAS rendelet, amely 2016 óta van hatályban Európa-szerte, szabályozza az elektronikus aláírások technikai és tartalmi követelményeit.

Ha kifejezetten előírják az "írásbeli formát", akkor a minősített elektronikus aláírás (QES) használható a jogszabálynak megfelelő aláírásra.

Fontos tehát megérteni, hogy az "írásbeli forma" vagy "írásbeliség" kifejezések, amelyek általában kézírást és papírt jelentenek, semmiképpen sem zárják ki a digitális módszereket. A digitális aláírás 100%-ban egyenértékű lehet a "kézírással".

Az utolsó akarat. Ritka esetekben elegendő csak a "nedves aláírás".

A szerződések megkötéséhez és az okiratok aláírásához csak akkor szükséges kézzel írott aláírást alkalmazni, ha ezt jogszabály vagy a felek közötti szerződéses rendelkezés kifejezetten (!) előírja.

Egyes öröklési jogi dokumentumokon, például a végrendeleteken (amelyeket még kézzel kell írni) és néhány más közjegyzői okiraton kívül van néhány kiemelkedő példa olyan dokumentumtípusokra, különösen a humán erőforrás területén, amelyeket a törvény szerint csak kézzel lehet aláírni.

Az egyik példa a német (!) jogban a munkaviszony felmondással vagy felmondási szerződéssel történő megszüntetése a BGB 623. §-a. Az elektronikus aláírás semmilyen formája nem helyettesítheti az írásbeli formát ebben az esetben; az elektronikus formát ugyanis a BGB 623. §-a kifejezetten kizárja a törvény.

A német digitalizálási politika jelentős visszalépése a közelmúltban számos médiumban ellentmondásos vita tárgyát képezte. Németországban a munkáltatókat 1995 óta az igazolási törvény (NachwG) kötelezi arra, hogy a legfontosabb szerződési feltételeket írásban rögzítsék és aláírásra átadják a munkavállalónak: A munkaviszony lényeges feltételeinek átirata (NachwG 2. §). Bár az uniós irányelv (eIDAS-rendelet) lehetővé teszi az elektronikus továbbítást, Németországban nem megengedett a lényeges szerződési feltételek elektronikus formában történő igazolása. Még a minősített elektronikus aláírás sem felel meg a Nachweisgesetz követelményeinek.

Személyes értékelésünk: Csak idő kérdése, hogy a digitalizációs offenzívák, amelyek különösen a humán erőforrás területén szükségesek, a jogalkotást is pozitívan befolyásolják, és nagyon hamarosan az igazolási törvényt is újra kiigazítják.

Ráadásul még erre a speciális esetre is vannak már "megoldási lehetőségek", hogy a lehető legjobban korlátozzák a papír és a ráfordított idő mennyiségét, és a lehető legkisebbre csökkentsék a médiazavarokat. Ez például a kiegészítő dokumentumoknak köszönhetően működik, amelyeket a törvénynek megfelelően analóg módon írnak alá, de a digitális másolatot továbbra is központilag kezelik és tárolják a digitális archívumban.

Egyáltalán nem kockázatos: Írja alá digitálisan és az előírt formai követelményeknek megfelelően.

Függetlenül attól, hogy analóg vagy digitális, a nemzeti jogszabályok elsősorban azt szabályozzák, hogy egy szerződésre vonatkozik-e és hogyan kell alaki követelményt teljesíteni. Ha már áttekintette ezt, és úgy döntött, hogy a digitális, időtakarékos utat választja, az eIDAS-rendelet (elektronikus azonosítás, hitelesítés és bizalmi szolgáltatások) érvényes keretrendszerként lép hatályba az összes EU/EGT-tagállamban. Ennek a jogi keretnek egész Európában elő kell mozdítania a digitális átalakulást, lehetővé kell tennie az üzleti folyamatokat médiaszakadás nélkül, és biztonságos elektronikus folyamatokat kell lehetővé tennie a 28 egyes piac között.

Az eIDAS nagy része a biztonságos digitális identitás és a biztonságos elektronikus aláírás témakörét szabályozza. Ha tehát, mint említettük, az elektronikus aláírást a nemzeti jogszabályok nem zárják ki határozottan, a szerződések aláírása az eIDAS iránymutatásai szerint történhet. A rendelet alapvetően háromféle elektronikus aláírástípust különböztet meg: egyszerű, fejlett és minősített aláírást.

Minden gazdasági szereplő számára fontos, hogy jól átlássa a vállalaton belüli szerződéskötési folyamatokat, hogy eldönthesse, melyik aláírási szabvány melyik szerződéskötési folyamathoz a megfelelő.

Részletesen ajánljuk az aláírási szabványokról szóló áttekintő cikkünk elolvasását. Ezzel a cikkel együtt el tudja majd dönteni, hogy melyik szerződését melyik szabvány szerint kell aláírnia.

Íme egy gyakori gyakorlati példa a jogilag nem érvényes aláírásra:

Példa e-mail: Az e-mailben szövegként végrehajtott határozatoknak a jogi érvényességhez írásbeliségre van szükségük. Ez azt jelenti, hogy a szerződést valamennyi szerződő félnek írásos aláírással kell ellátnia. Itt gyakran előfordul, hogy nem megfelelő digitális aláírást alkalmaznak. A következő eljárások nem jogilag érvényesek:

• Nyomtatás, aláírás, ismételt szkennelés, elküldés (médiakimaradás).
• Az aláírás képének elhelyezése az e-mail dokumentumon (egyszerű elektronikus aláírás).

Ebben az esetben csak a minősített elektronikus aláírás lenne a jogilag érvényes módszer.

Következtetés

A digitalizációs offenzívák és a papírmentes üzletvitel új módszerei ellenére meggyőződésünk, hogy az aláírás mindig is lényeges része lesz mindenféle döntésnek és jóváhagyásnak. Ennek megfelelően, különösen a szakmai szektorban elengedhetetlen, hogy tudjuk, hogy a biztonság és a megfelelőség garantált.

Itt mutatkozik meg az olyan digitális aláírási platformok, mint a sproof sign erőssége: a technikailag összetett folyamatok a háttérben zajlanak. A minősített elektronikus aláíráshoz például csak egyszer kell azonosítania magát. A platform végigvezeti Önt a 10 perces folyamaton.