Kuinka allekirjoittaa sopimukset digitaalisesti & taattu oikeudellisesti pätevä

Hämmennys vallitsee edelleen: Erilaiset, usein hyvin samankaltaiset termit, kuten kirjallinen muoto, kirjallisuus, muotovapaus ja käsiala, aiheuttavat sekaannusta sopimusten käsittelyssä. Tästä syystä ihmiset turvautuvat valitettavasti usein edelleen kynään, paperiin ja hankaliin postituskanaviin, kun on jotain allekirjoitettavaa.

Tässä artikkelissa selvitämme, missä käyttötapauksissa digitaalinen allekirjoitus on 100-prosenttisesti oikeudellisesti pätevä ja korkein todistusarvo ja jäljitettävyys voidaan taata. Pieni "spoileri": On vain hyvin harvoja poikkeustapauksia, joissa sähköinen allekirjoitus ei ole sallittu. Muutoin digitaalinen allekirjoitusprosessi "päihittää" analogisen allekirjoituksen kaikissa tapauksissa teknisen väärentämättömyyden ja erittäin korkean todistusarvon ansiosta.

Mikä on sopimusten tehtävä?

Periaatteessa se on itsestään selvää: allekirjoittamalla sopimuksen kaikki osapuolet hyväksyvät sopimuksessa esitetyt ehdot ja velvoitteet. Sopimuksen allekirjoittamisella varmistetaan, että kaikki sopimuspuolet täyttävät velvollisuutensa ja että heidän oikeuksiaan ja etujaan suojellaan. Lisäksi ristiriitatilanteessa allekirjoitettu asiakirja voi toimia todisteena ja auttaa pysymään lujana oikeudessa. Tehokkain tapa allekirjoittaa sopimukset on tehdä se digitaalisesti.

Riippumatta siitä, ovatko ne analogisia vai digitaalisia: Mitä muotovapaus merkitsee sopimuksille?

Euroopan maissa sopimukset ovat yleensä päteviä ilman säädettyä muotoa. Tämä tarkoittaa sitä, ettei ole olemassa määräyksiä siitä, miten sopimukset on allekirjoitettava. Esimerkiksi sähköinen, kirjallinen tai jopa suullinen muoto on sallittu (ks. ABG:n 883 §). Sopimuspuolet voivat viime kädessä itse sopia tietystä allekirjoitustavasta.

Epävirallisissa sopimuksissa ei ole lakisääteisiä vaatimuksia siitä, miten allekirjoitus tehdään, mutta monissa liiketoimintatarkoituksissa on syytä noudattaa varovaisuutta! Olisi virheellistä allekirjoittaa tärkeitä sopimuksia, joita ei koske mikään muotovaatimus, alhaisella sähköisen allekirjoituksen standardilla. Jos sopimuksissa on suuria neuvottelusummia tai suuria vastuuriskejä, olisi ehdottomasti käytettävä korkeaa sähköisen allekirjoituksen standardia.

Jotkin sopimukset edellyttävät kirjallista muotoa lain mukaan.

Tietyissä sopimustyypeissä toisen sopimuspuolen suoja on erityisen tärkeä, minkä vuoksi kirjallista muotoa edellytetään laissa. Oikeudellisessa mielessä tätä kutsutaan kirjalliseksi muodoksi. Kirjallisen muodon eli kirjallisuuden täyttämiseksi laki edellyttää molempien sopijapuolten omakätistä allekirjoitusta. Itävallassa kirjallisesta muodosta säädetään ABGB:n 886 §:ssä ja Saksassa BGB:n 126 §:n 1 momentissa.

Tässä on hyvä uutinen, joka on ankkuroitu lakiin: BGB:n (DE) 126 a §:n mukaan lakisääteinen kirjallinen muoto voidaan korvata sähköisellä muodolla, ellei laissa toisin säädetä. Yleisesti ottaen eIDAS-asetuksessa, joka on ollut voimassa kaikkialla Euroopassa vuodesta 2016 lähtien, säädetään sähköisten allekirjoitusten teknisistä ja sisällöllisistä vaatimuksista.

Jos "kirjallista muotoa" nimenomaisesti edellytetään, lainmukaiseen allekirjoittamiseen voidaan käyttää pätevää sähköistä allekirjoitusta (QES).

Siksi on tärkeää ymmärtää, että termit "kirjallinen muoto" tai "kirjallisuus", jotka yleensä tarkoittavat käsialaa ja paperia, eivät suinkaan sulje pois digitaalisia menetelmiä. Digitaalinen allekirjoitus voi vastata 100-prosenttisesti "käsinkirjoitusta".

Viimeinen testamentti. Harvoissa tapauksissa riittää pelkkä "märkä allekirjoitus".

Sopimusten tekemisessä ja asiakirjojen allekirjoittamisessa on käytettävä käsinkirjoitettua allekirjoitusta vain, jos sitä nimenomaisesti (!) edellytetään lain säännöksessä tai osapuolten välisessä sopimusmääräyksessä.

Joidenkin perintöoikeudellisten asiakirjojen, kuten testamenttien (jotka on jopa kirjoitettava käsin) ja joidenkin muiden notaarin asiakirjojen lisäksi on joitakin näkyviä esimerkkejä asiakirjatyypeistä, erityisesti henkilöstöhallinnon alalla, jotka lain mukaan voidaan allekirjoittaa vain käsin.

Yksi esimerkki on työsuhteen päättäminen irtisanomisilmoituksella tai irtisanomissopimuksella Saksan (!) lainsäädännön 623 § BGB. Mikään sähköisen allekirjoituksen muoto ei voi korvata kirjallista muotoa tässä tapauksessa; tämä johtuu siitä, että sähköinen muoto on laissa nimenomaisesti suljettu pois § 623 BGB:n nojalla.

Saksan digitalisointipolitiikassa tapahtunut merkittävä askel taaksepäin oli äskettäin kiistanalaisen keskustelun aiheena monissa tiedotusvälineissä. Vuodesta 1995 lähtien työnantajien on Saksassa ollut todentamislain (NachwG) mukaan kirjattava tärkeimmät sopimusehdot kirjallisesti ja luovutettava ne työntekijälle allekirjoitettavaksi: Olennaisia työehtoja koskeva pöytäkirja (NachwG:n 2 §). Vaikka EU:n direktiivi (eIDAS-asetus) sallii sähköisen välittämisen, Saksassa ei ole sallittua antaa todistusta olennaisista sopimusehdoista sähköisessä muodossa. Edes hyväksytty sähköinen allekirjoitus ei täytä Nachweisgesetzin vaatimuksia.

Henkilökohtainen arviomme: On vain ajan kysymys, että erityisesti henkilöstöhallinnossa tarvittavat digitalisaatio-optiot vaikuttavat myönteisesti myös lainsäädäntöön, ja hyvin pian myös todistuslakia mukautetaan uudelleen.

Lisäksi jopa tätä erityistapausta varten on jo olemassa "kiertoteitä", joilla voidaan rajoittaa paperin määrää ja ajankäyttöä niin pitkälle kuin mahdollista ja pitää tiedotusvälineiden häiriöt mahdollisimman vähäisinä. Tämä onnistuu esimerkiksi lisäasiakirjojen ansiosta, jotka allekirjoitetaan analogisesti lain mukaisesti, mutta digitaalista kopiota hallinnoidaan ja säilytetään edelleen keskitetysti digitaaliarkistossa.

Ei minkäänlaista riskiä: Allekirjoita digitaalisesti ja vaaditun muotovaatimuksen mukaisesti.

Riippumatta siitä, onko kyseessä analoginen vai digitaalinen sopimus, kansallisessa lainsäädännössä säännellään ensisijaisesti sitä, sovelletaanko sopimukseen muotovaatimusta ja miten. Kun olet saanut tästä yleiskuvan ja päättänyt valita digitaalisen, aikaa säästävän reitin, eIDAS-asetus (sähköinen tunnistaminen, todentaminen ja luottamuspalvelut) tulee voimaan kaikissa EU:n jäsenvaltioissa voimassa olevana kehyksenä. Tämän oikeudellisen kehyksen pitäisi edistää digitaalista muutosta kaikkialla Euroopassa, mahdollistaa liiketoimintaprosessit ilman mediajatkuvuutta ja turvalliset sähköiset prosessit 28 yksittäisen markkinan välillä.

Suuri osa eIDAS-järjestelmästä sääntelee turvallisen digitaalisen identiteetin ja turvallisen sähköisen allekirjoituksen aiheita. Jos siis, kuten edellä mainittiin, sähköistä allekirjoitusta ei ole kansallisessa lainsäädännössä ehdottomasti suljettu pois, sopimukset voidaan allekirjoittaa eIDAS:n ohjeiden mukaisesti. Asetuksessa erotetaan periaatteessa kolme erilaista sähköistä allekirjoitusta: yksinkertainen, kehittynyt ja hyväksytty.

On tärkeää, että kaikilla toimijoilla on hyvä yleiskuva yrityksensä sopimusprosesseista, jotta he voivat päättää, mikä allekirjoitusstandardi on oikea kuhunkin sopimusprosessiin.

Yksityiskohtaisesti suosittelemme lukemaan yleiskatsausartikkelimme allekirjoitusstandardeista. Yhdessä tämän artikkelin kanssa voit päättää, mitkä sopimuksistasi kannattaa allekirjoittaa millä standardilla.

Seuraavassa on yleinen käytännön esimerkki oikeudellisesti epävalidista allekirjoituksesta:

Esimerkki sähköpostiviestistä: Päätökset, jotka pannaan täytäntöön tekstinä sähköpostissa, edellyttävät kirjallista muotoa, jotta ne olisivat oikeudellisesti päteviä. Tämä tarkoittaa sitä, että kaikkien sopimuspuolten on allekirjoitettava sopimus kirjallisesti. Tässä tapauksessa käytetään usein riittämättömiä digitaalisia allekirjoituksia. Seuraavat menettelyt eivät ole oikeudellisesti päteviä:

• Tulosta, allekirjoita, skannaa uudelleen, lähetä (mediahäiriö).
• Allekirjoituksen kuvan sijoittaminen sähköpostiasiakirjaan (yksinkertainen sähköinen allekirjoitus).

Vain hyväksytty sähköinen allekirjoitus olisi tässä tapauksessa oikeudellisesti pätevä menetelmä.

Päätelmä

Huolimatta kaikista digitalisointihankkeista ja uusista menetelmistä tehdä liiketoimintaa paperittomasti, olemme vakuuttuneita siitä, että allekirjoitus tulee aina olemaan olennainen osa kaikenlaisia päätöksiä ja hyväksyntöjä. Näin ollen erityisesti ammattialalla on välttämätöntä tietää, että turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus on taattu.

Tässä tulee esiin sproof signin kaltaisten digitaalisten allekirjoitusalustojen vahvuus: teknisesti monimutkaiset prosessit hoidetaan taustalla. Esimerkiksi pätevää sähköistä allekirjoitusta varten sinun tarvitsee tunnistautua vain kerran. Alusta opastaa sinut 10 minuutin prosessin läpi.