Arvostamme yksityisyyttäsi!
Käytämme verkkosivustollamme evästeitä tarjotaksemme sinulle parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Klikkaamalla "hyväksy ja sulje" hyväksyt kaikkien evästeiden käytön
ja mukaisesti. Jos et tee valintaa, evästeiden oletusasetuksia käytetään. Voit muuttaa asetuksia milloin tahansa.Välttämättömät evästeet: Niitä tarvitaan verkkosivuston moitteettoman toiminnan kannalta. Ensimmäisen osapuolen ja kolmannen osapuolen evästeet: Ne ovat valinnaisia ja meidän tai alihankkijoidemme asettamia. Istuntoevästeet ja pysyvät evästeet: Poistetaan automaattisesti, kun selain suljetaan. Pysyvät evästeet ovat evästeitä, jotka jäävät tietokoneellesi/laitteellesi tietyksi ajaksi sen jälkeen, kun selain on suljettu.
Hämmennys vallitsee edelleen: Erilaiset, usein hyvin samankaltaiset termit, kuten kirjallinen muoto, kirjallisuus, muotovapaus ja käsiala, aiheuttavat sekaannusta sopimusten käsittelyssä. Tästä syystä ihmiset turvautuvat valitettavasti usein edelleen kynään, paperiin ja hankaliin postituskanaviin, kun on jotain allekirjoitettavaa.
Tässä artikkelissa selvitämme, missä käyttötapauksissa digitaalinen allekirjoitus on 100-prosenttisesti oikeudellisesti pätevä ja korkein todistusarvo ja jäljitettävyys voidaan taata. Pieni "spoileri": On vain hyvin harvoja poikkeustapauksia, joissa sähköinen allekirjoitus ei ole sallittu. Muutoin digitaalinen allekirjoitusprosessi "päihittää" analogisen allekirjoituksen kaikissa tapauksissa teknisen väärentämättömyyden ja erittäin korkean todistusarvon ansiosta.
Yleiskatsaus
Kansallisessa lainsäädännössä sähköinen allekirjoitus on kielletty vain hyvin harvoissa sopimusmuodoissa.
...kaikki muut sopimukset voidaan allekirjoittaa digitaalisesti ja ne ovat laillisesti päteviä. Tätä tarkoitusta varten Euroopan laajuisessa eIDAS-asetuksessa säädetään kolmesta standardista.
Useimpiin sopimuksiin sovelletaan muotovapautta. Sopimuspuolet voivat itse valita (digitaalisen) allekirjoitusstandardin.
Jos kansallisessa lainsäädännössä edellytetään kirjallista muotoa, hyväksytty sähköinen allekirjoitus voi korvata käsin kirjoitetun allekirjoituksen 100-prosenttisesti.
Oikeudellisten puite-edellytysten lisäksi digitaalisen allekirjoitusstandardin valintaan liittyy yksilöllinen arviointi vapaaehtoisista riskeistä, jotka riippuvat vastuuriskistä ja sopimuksen laajuudesta.
Periaatteessa se on itsestään selvää: allekirjoittamalla sopimuksen kaikki osapuolet hyväksyvät sopimuksessa esitetyt ehdot ja velvoitteet. Sopimuksen allekirjoittamisella varmistetaan, että kaikki sopimuspuolet täyttävät velvollisuutensa ja että heidän oikeuksiaan ja etujaan suojellaan. Lisäksi ristiriitatilanteessa allekirjoitettu asiakirja voi toimia todisteena ja auttaa pysymään lujana oikeudessa. Tehokkain tapa allekirjoittaa sopimukset on tehdä se digitaalisesti.
Euroopan maissa sopimukset ovat yleensä päteviä ilman säädettyä muotoa. Tämä tarkoittaa sitä, ettei ole olemassa määräyksiä siitä, miten sopimukset on allekirjoitettava. Esimerkiksi sähköinen, kirjallinen tai jopa suullinen muoto on sallittu (ks. ABG:n 883 §). Sopimuspuolet voivat viime kädessä itse sopia tietystä allekirjoitustavasta.
"Itävallassa ja Saksassa sovelletaan yksityisoikeudellista muotovapauden periaatetta. Niinpä digitaalinen allekirjoitus korvaa jo monissa tapauksissa paperikynän maassamme.
Tohtori Christian ZwickEpävirallisissa sopimuksissa ei ole lakisääteisiä vaatimuksia siitä, miten allekirjoitus tehdään, mutta monissa liiketoimintatarkoituksissa on syytä noudattaa varovaisuutta! Olisi virheellistä allekirjoittaa tärkeitä sopimuksia, joita ei koske mikään muotovaatimus, alhaisella sähköisen allekirjoituksen standardilla. Jos sopimuksissa on suuria neuvottelusummia tai suuria vastuuriskejä, olisi ehdottomasti käytettävä korkeaa sähköisen allekirjoituksen standardia.
Tietyissä sopimustyypeissä toisen sopimuspuolen suoja on erityisen tärkeä, minkä vuoksi kirjallista muotoa edellytetään laissa. Oikeudellisessa mielessä tätä kutsutaan kirjalliseksi muodoksi. Kirjallisen muodon eli kirjallisuuden täyttämiseksi laki edellyttää molempien sopijapuolten omakätistä allekirjoitusta. Itävallassa kirjallisesta muodosta säädetään ABGB:n 886 §:ssä ja Saksassa BGB:n 126 §:n 1 momentissa.
Tässä on hyvä uutinen, joka on ankkuroitu lakiin: BGB:n (DE) 126 a §:n mukaan lakisääteinen kirjallinen muoto voidaan korvata sähköisellä muodolla, ellei laissa toisin säädetä. Yleisesti ottaen eIDAS-asetuksessa, joka on ollut voimassa kaikkialla Euroopassa vuodesta 2016 lähtien, säädetään sähköisten allekirjoitusten teknisistä ja sisällöllisistä vaatimuksista.
Jos "kirjallista muotoa" nimenomaisesti edellytetään, lainmukaiseen allekirjoittamiseen voidaan käyttää pätevää sähköistä allekirjoitusta (QES).
Siksi on tärkeää ymmärtää, että termit "kirjallinen muoto" tai "kirjallisuus", jotka yleensä tarkoittavat käsialaa ja paperia, eivät suinkaan sulje pois digitaalisia menetelmiä. Digitaalinen allekirjoitus voi vastata 100-prosenttisesti "käsinkirjoitusta".
Sopimusten tekemisessä ja asiakirjojen allekirjoittamisessa on käytettävä käsinkirjoitettua allekirjoitusta vain, jos sitä nimenomaisesti (!) edellytetään lain säännöksessä tai osapuolten välisessä sopimusmääräyksessä.
Joidenkin perintöoikeudellisten asiakirjojen, kuten testamenttien (jotka on jopa kirjoitettava käsin) ja joidenkin muiden notaarin asiakirjojen lisäksi on joitakin näkyviä esimerkkejä asiakirjatyypeistä, erityisesti henkilöstöhallinnon alalla, jotka lain mukaan voidaan allekirjoittaa vain käsin.
Viimeinen tahto ja testamentti: Käsin kirjoitettu lain mukaan ja allekirjoitettu samalla tavalla.
Yksi esimerkki on työsuhteen päättäminen irtisanomisilmoituksella tai irtisanomissopimuksella Saksan (!) lainsäädännön 623 § BGB. Mikään sähköisen allekirjoituksen muoto ei voi korvata kirjallista muotoa tässä tapauksessa; tämä johtuu siitä, että sähköinen muoto on laissa nimenomaisesti suljettu pois § 623 BGB:n nojalla.
Saksan digitalisointipolitiikassa tapahtunut merkittävä askel taaksepäin oli äskettäin kiistanalaisen keskustelun aiheena monissa tiedotusvälineissä. Vuodesta 1995 lähtien työnantajien on Saksassa ollut todentamislain (NachwG) mukaan kirjattava tärkeimmät sopimusehdot kirjallisesti ja luovutettava ne työntekijälle allekirjoitettavaksi: Olennaisia työehtoja koskeva pöytäkirja (NachwG:n 2 §). Vaikka EU:n direktiivi (eIDAS-asetus) sallii sähköisen välittämisen, Saksassa ei ole sallittua antaa todistusta olennaisista sopimusehdoista sähköisessä muodossa. Edes hyväksytty sähköinen allekirjoitus ei täytä Nachweisgesetzin vaatimuksia.
Henkilökohtainen arviomme: On vain ajan kysymys, että erityisesti henkilöstöhallinnossa tarvittavat digitalisaatio-optiot vaikuttavat myönteisesti myös lainsäädäntöön, ja hyvin pian myös todistuslakia mukautetaan uudelleen.
Lisäksi jopa tätä erityistapausta varten on jo olemassa "kiertoteitä", joilla voidaan rajoittaa paperin määrää ja ajankäyttöä niin pitkälle kuin mahdollista ja pitää tiedotusvälineiden häiriöt mahdollisimman vähäisinä. Tämä onnistuu esimerkiksi lisäasiakirjojen ansiosta, jotka allekirjoitetaan analogisesti lain mukaisesti, mutta digitaalista kopiota hallinnoidaan ja säilytetään edelleen keskitetysti digitaaliarkistossa.
Riippumatta siitä, onko kyseessä analoginen vai digitaalinen sopimus, kansallisessa lainsäädännössä säännellään ensisijaisesti sitä, sovelletaanko sopimukseen muotovaatimusta ja miten. Kun olet saanut tästä yleiskuvan ja päättänyt valita digitaalisen, aikaa säästävän reitin, eIDAS-asetus (sähköinen tunnistaminen, todentaminen ja luottamuspalvelut) tulee voimaan kaikissa EU:n jäsenvaltioissa voimassa olevana kehyksenä. Tämän oikeudellisen kehyksen pitäisi edistää digitaalista muutosta kaikkialla Euroopassa, mahdollistaa liiketoimintaprosessit ilman mediajatkuvuutta ja turvalliset sähköiset prosessit 28 yksittäisen markkinan välillä.
Suuri osa eIDAS-järjestelmästä sääntelee turvallisen digitaalisen identiteetin ja turvallisen sähköisen allekirjoituksen aiheita. Jos siis, kuten edellä mainittiin, sähköistä allekirjoitusta ei ole kansallisessa lainsäädännössä ehdottomasti suljettu pois, sopimukset voidaan allekirjoittaa eIDAS:n ohjeiden mukaisesti. Asetuksessa erotetaan periaatteessa kolme erilaista sähköistä allekirjoitusta: yksinkertainen, kehittynyt ja hyväksytty.
On tärkeää, että kaikilla toimijoilla on hyvä yleiskuva yrityksensä sopimusprosesseista, jotta he voivat päättää, mikä allekirjoitusstandardi on oikea kuhunkin sopimusprosessiin.
Yksityiskohtaisesti suosittelemme lukemaan yleiskatsausartikkelimme allekirjoitusstandardeista. Yhdessä tämän artikkelin kanssa voit päättää, mitkä sopimuksistasi kannattaa allekirjoittaa millä standardilla.
Seuraavassa on yleinen käytännön esimerkki oikeudellisesti epävalidista allekirjoituksesta:
Esimerkki sähköpostiviestistä: Päätökset, jotka pannaan täytäntöön tekstinä sähköpostissa, edellyttävät kirjallista muotoa, jotta ne olisivat oikeudellisesti päteviä. Tämä tarkoittaa sitä, että kaikkien sopimuspuolten on allekirjoitettava sopimus kirjallisesti. Tässä tapauksessa käytetään usein riittämättömiä digitaalisia allekirjoituksia. Seuraavat menettelyt eivät ole oikeudellisesti päteviä:
Vain hyväksytty sähköinen allekirjoitus olisi tässä tapauksessa oikeudellisesti pätevä menetelmä.
Huolimatta kaikista digitalisointihankkeista ja uusista menetelmistä tehdä liiketoimintaa paperittomasti, olemme vakuuttuneita siitä, että allekirjoitus tulee aina olemaan olennainen osa kaikenlaisia päätöksiä ja hyväksyntöjä. Näin ollen erityisesti ammattialalla on välttämätöntä tietää, että turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus on taattu.
Tässä tulee esiin sproof signin kaltaisten digitaalisten allekirjoitusalustojen vahvuus: teknisesti monimutkaiset prosessit hoidetaan taustalla. Esimerkiksi pätevää sähköistä allekirjoitusta varten sinun tarvitsee tunnistautua vain kerran. Alusta opastaa sinut 10 minuutin prosessin läpi.
EXCURSES
Asiakirjan allekirjoittamisella varmistetaan, että ilmoitus on dokumentoitu pysyvästi ja luettavasti ja että se voidaan tarkistaa myöhemmin uudelleen.
Identiteetti- ja todentamistehtävä muodostuu siitä, että yhteys allekirjoittajan henkilöön voidaan todeta nimen henkilökohtaisen allekirjoituksen kautta. Tämä yhteys voidaan todentaa vertaamalla allekirjoitusta.
Aitouden vahvistamistoiminto koostuu siitä, että allekirjoituksella varmistetaan, että ilmoitus on peräisin sen allekirjoittaneelta henkilöltä ja että tämä voidaan myös myöhemmin sitovasti todeta.
Käsin kirjoitettu allekirjoitus täyttää todistustehtävän. Allekirjoitettu asiakirja voi toimia todisteena ilmoituksen sisällöstä ja siitä, kuka sen on tehnyt. Minä en voi suorittaa todistusfunktiota, koska en ole matemaattinen ohjelma.
Käsinkirjoitetun allekirjoituksen varoittava funktio on siinä, että se viittaa selityksen oikeudelliseen velvoitteeseen ja henkilökohtaiseen vastuuseen. Allekirjoittajaa suojataan näin harkitsemattomilta lausunnoilta.
Sulkemistehtävä on käsinkirjoitetulla allekirjoituksella, joka päättää selityksen tilallisesti. On tärkeää huomata, että vain allekirjoitusta edeltävä osa ilmoituksesta on pätevä, eikä siihen saa tehdä mitään myöhempiä lisäyksiä tai muutoksia. Allekirjoituksen avulla voidaan myös erottaa julistus luonnoksesta.
Valvontatoiminnon avulla kolmannet osapuolet voivat helposti tarkistaa asiakirjan tai asiakirjan sisällön, mitä helpotetaan vastaavasti säätämällä asianmukaisista muotovaatimuksista.
*Lähteet: WhitePaper Bachelorthesis
Lisää blogimerkintöjä
Pyydä sähköisiä allekirjoituksia - hanki useita digitaalisia allekirjoituksia sähköpostitse (sisäiset ja ulkoiset).Digitaaliset sopimukset, todellinen sitoutuminen: FSJ ja tie paperittomaan hallintoon.Sähköisten allekirjoitusten ja manuaalisten allekirjoitusten yhdistelmä PDF-asiakirjoissa."Me hoidamme Itävallan kirjanpidon". Liittovaltion kirjanpitovirasto (BHAG) allekirjoittaa digitaalisesti.NIS-2-direktiivi ja digitaaliset allekirjoitukset: askel kohti suurempaa turvallisuutta digitaalisessa maailmassa.