Mikä on pätevä sähköinen allekirjoitus Euroopassa (Päivitys 2023)

Mikä on hyväksytty sähköinen allekirjoitus?

Hyväksytty sähköinen allekirjoitus, josta käytetään usein nimitystä QES, on sähköisen allekirjoituksen tyyppi, joka vastaa käsin kirjoitettua allekirjoitusta eIDAS-asetuksen (EU-asetus N:o 910/2014) mukaisesti.

Se tarjoaa oikeudellisesti pätevän ja väärennöksettömän tavan allekirjoittaa digitaalisia asiakirjoja yli rajojen ja varmistaa allekirjoittajan henkilöllisyyden eheys ja aitous.

Toisin kuin yksinkertaiset sähköiset allekirjoitukset, jotka perustuvat kuvaan tai tekstiin ja ovat helposti väärennettävissä, laadullinen allekirjoitus katsotaan väärentämisen estäväksi. Sen myöntää pätevä varmentaja, ja siinä käytetään salaustekniikoita allekirjoittajan henkilöllisyyden vahvistamiseksi ja allekirjoitetun asiakirjan suojaamiseksi myöhemmiltä muutoksilta.

Varovaisuus on suositeltavaa. Erityisesti sopimukset, joihin liittyy suuri vastuuriski tai suuri neuvotteluarvo, olisi ehdottomasti allekirjoitettava pätevästi sähköisesti!

Vuonna 2021 liittovaltion hallintotuomioistuin totesi ÖBB:n Stadler Railin kanssa tekemän arviolta 400 miljoonan euron arvoisen tilauksen pätemättömäksi. Syynä oli mm. Allekirjoitus ei ollut eIDAS-asetuksessa tarkoitetulla tavalla pätevä eikä siten oikeudellisesti pätevä. Näyttävin tapaus tähän mennessä.

Miten hyväksytty sähköinen allekirjoitus toimii?

Hyväksytty sähköinen allekirjoitus toimii periaatteessa kuin digitaalinen hyväksymismerkintä.

Kun asiakirja allekirjoitetaan sähköisesti QES:llä, luodaan yksilöllinen digitaalinen sormenjälki, joka on 100-prosenttisesti yksilöllinen ja väärentämissuojattu sekä asiakirjalle että sinulle allekirjoittajana.

Tämä sormenjälki liitetään asiakirjaan salatussa muodossa muiden tietojesi kanssa.

Jos asiakirjaa peukaloidaan allekirjoituksen jälkeen, allekirjoitus mitätöidään.

Mutta ei hätää: tekninen salaus toimii näkymättömästi puolestasi taustalla.

Haluatko tietää yksityiskohtaisesti, miten hyväksytty sähköinen allekirjoitus toimii teknisesti? Sitten suosittelemme artikkeliamme: Miten hyväksytty sähköinen allekirjoitus toimii?

Miten hyväksytty sähköinen allekirjoitus toimii sovelluksessa?

**Vaihe 1: Tunnistaminen luottamuspalvelun tarjoajan kanssa (jos sähköistä tunnistetta ei ole vielä saatavilla):**Monien allekirjoitusalustojen (kuten sproof sign) kohdalla QES-tunnistus sisältyy palvelutarjontaan.

**Vaihe 2: Sovita digitaalinen allekirjoituskortti allekirjoitettavaan asiakirjaan:**Lataa allekirjoitettava asiakirja ja sovita siihen digitaalinen allekirjoituskortti.

**Vaihe 3: Todentaminen:**Vapauta hyväksytty allekirjoitus toisen vahvistustekijän kanssa. Tämä toimii usein lisäsovelluksella tai tekstiviestirusketuksella. Saatat tuntea tämän verkkopankista.

Miten saada pätevä sähköinen allekirjoitus? Tunnistautuminen vain muutamassa minuutissa.

Kuka tahansa luonnollinen henkilö voi helposti saada hyväksytyn sähköisen allekirjoituksen tunnistautumalla valtion tunnustamaan elimeen. Näin luodaan niin sanottu digitaalinen identiteettisi, jota kutsutaan myös eID:ksi tai eIdentityksi.

Samalla biometriset ja henkilötietosi yhdistetään yksiselitteisesti henkilöön.

Allekirjoitusalustan, kuten sproof signin, avulla tunnistautuminen voi tapahtua suoraan videopuhelun välityksellä ja kestää noin 10 minuuttia. Sen suorittaa koulutettu henkilökunta. Tarvitset vain

Saat digitaalisen avaimesi, jota voit tästä lähtien käyttää tärkeiden digitaalisten prosessien, kuten asiakirjojen sähköisen allekirjoittamisen, suorittamiseen.

Suojaudut henkilöllisyyden väärinkäytöltä ja identiteettivarkauksilta internetissä!

Monilla Saksan kansalaisilla on jo D-Trust-tunniste , ja monilla Itävallan kansalaisilla on matkapuhelimen allekirjoitus tai ID-Austria. Sproof signin avulla olemassa olevia tunnisteita voidaan käyttää suoraan QES:ää varten.

Eurooppa on erittäin kiinnostunut siitä, että liiketoimintaprosessit mahdollistetaan kautta linjan turvallisen digitaalisen identiteetin avulla. Siksi on olemassa monia erilaisia valtiollisia ja valtiosta riippumattomia luottamuspalvelujen tarjoajia. Lue lisää tästä perustutkimuksesta .

sproof sign on jo integroinut suoraan monia tärkeimpiä eurooppalaisia e-ID-palveluntarjoajia erityisen käyttöliittymän ansiosta. Yleiskatsauksen löydät täältä →

Hyväksytyn sähköisen allekirjoituksen oikeudellinen perusta

Hyväksyttyjä sähköisiä allekirjoituksia säännellään kaikkialla Euroopassa eIDAS-asetuksella (N:o 910/2014), joka tarjoaa yhtenäisen oikeudellisen kehyksen koko Euroopan unionissa.

Asetuksella varmistetaan sähköisten allekirjoitusten yhteentoimivuus ja taataan niiden oikeudellinen tunnustaminen.

Kuten edellä mainittiin, QES käyttää kehittyneitä salaus- ja todentamistoimenpiteitä allekirjoitettujen asiakirjojen eheyden ja luottamuksellisuuden varmistamiseksi.

QES vaihtoehtona muille digitaalisen allekirjoituksen standardeille.

Euroopassa erotetaan toisistaan kolme voimassa olevaa sähköisen allekirjoituksen standardia.

Sähköisillä allekirjoituksilla (QES, AES ja EES) on erilainen oikeudellinen pätevyys sopimustyypistä ja lainsäädännöstä riippuen.

EES:ää käytetään alhaisen riskin tapauksessa, ja se soveltuu muodottomiin asiakirjoihin. Oikeudellisesti tämä muoto ei ole sitova.

AES:ää sovelletaan lomakkeettomiin sopimuksiin, kuten vuokra- tai ostosopimuksiin.

Hyväksytty sähköinen allekirjoitus (QES) vahvistaa sopimuksia ja täyttää kirjallista muotoa koskevat vaatimukset, esimerkiksi luotto- tai työsopimuksissa, joissa on kilpailulauseke.

Milloin vaaditaan hyväksytty sähköinen allekirjoitus?

Hyväksytty sähköinen allekirjoitus vaaditaan periaatteessa aina, kun:

**Kansallisessa lainsäädännössä edellytetään kirjallista muotoa:**hyväksytty sähköinen allekirjoitus tarjoaa mahdollisuuden korvata kokonaan käsin kirjoitettu allekirjoitus.

**2. toiminnallisia tai liiketoimintaan liittyviä riskejä on olemassa:**lakisääteisten vaatimusten lisäksi päätös tietyn digitaalisen allekirjoitusstandardin puolesta riippuu mahdollisten riskien yksilöllisestä arvioinnista, joka puolestaan tehdään vastuullisuusnäkökohtien ja sopimuksen laajuuden mukaan.

1A. Kohtalainen riski + muotovapaus: Periaatteessa voit itse päättää, mitä sähköisen allekirjoituksen standardia haluat käyttää allekirjoittaaksesi, jos sopimus täyttää muotovapauden vaatimukset. Suosittelemme aina allekirjoittamista vähintään kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella (AES), jotta saavutetaan hyvä keskitasoinen turvallisuus ja sitovuus. Sopimus on siten laillisesti allekirjoitettu.

1B: Korkea riski + muotovapaus: Huom: Voit allekirjoittaa sopimuksen käytännössä millä tahansa tavalla, mutta sopimuksiin, joihin liittyy suuri vastuuriski, suosittelemme pätevää sähköistä allekirjoitusta! Ainoastaan QES rinnastetaan EU:n laajuisessa lainsäädännössä käsinkirjoitettuun allekirjoitukseen.

**2: Kirjallinen muoto:**Tietyissä sopimuksissa QES on lain mukaan pakollinen, eikä ole liikkumavaraa sen suhteen, minkä sähköisen allekirjoituksen standardin voit valita.

3: Sähköinen allekirjoitus on suljettu pois: Harvinaisuus: on hyvin vähän sopimuksia, jotka on edelleen lain mukaan allekirjoitettava käsin. Tässäkään tapauksessa ei voida käyttää QES-järjestelmää. Mielipiteemme: On vain ajan kysymys, milloin lakeja muutetaan siten, että ympäristön ja talouden edun vuoksi kaikki asiakirjat voidaan poikkeuksetta allekirjoittaa sähköisesti.

Olemme tiivistäneet tässä artikkelissa yksityiskohtaisesti lainsäädännön vaatimukset ja reunaehdot.

Mille toimialoille QES soveltuu?

Hyväksytty sähköinen allekirjoitus on perusvaatimus joillakin toimialoilla, kuten oikeus- ja veroalalla, julkishallinnossa tai pankki- ja rahoitusalalla, mutta myös terveydenhuoltoalalla, jotta tehdyt päätökset olisivat sitovia.

Seuraavassa esitellään joitakin tunnettuja sproof sign -asiakkaita, joilla on korkeimmat turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuusvaatimukset, ja kerrotaan niiden käyttötapauksista, joissa käytetään hyväksyttyjä allekirjoituksia:

Bank Gutmann (pankkitoiminta) Binder Grösswang (asianajotoimisto) Kyocera (yritys) Federal Accounting Agency (julkinen hallinto) Teleklinikka (terveydenhuolto).

Mistä tunnistan hyväksytyn sähköisen allekirjoituksen? Todennettavuus ja todentaminen.

Käytettyjen allekirjoitusten (sekä omien että saatujen allekirjoitusten) oikeellisuuden voi todentaa useilla eri tavoilla.

1. Tarkistetaan QES:n pätevyys suoraan sähköisen allekirjoituksen työkalulla.

Joissakin alustoissa, kuten sproof signissa, allekirjoituksen tarkistus on integroitu suoraan. Näin voidaan tarkistaa suoraan seuraavat hyväksytyn sähköisen allekirjoituksen laatukriteerit. Täältä näet, miten sähköiset allekirjoitukset validoidaan suoraan sproof signissa.

Varmenne luottamuspalvelun tarjoajalta: Allekirjoitus perustuu tunnustetun luottamuspalvelun tarjoajan myöntämään varmenteeseen. Tämä varmenne vahvistaa allekirjoittajan henkilöllisyyden ja allekirjoituksen pätevyyden.

Varmennusleima ja aikaleima: Allekirjoitukseen liitetään usein varmennusleima, joka sisältää lisätietoja allekirjoituksesta. Aikaleima osoittaa, milloin allekirjoitus on luotu.

Näkyvät merkit: Joissakin tapauksissa hyväksytty sähköinen allekirjoitus voidaan osoittaa visuaalisesti asiakirjassa, esimerkiksi erityisellä allekirjoituskentällä.

Viittaus säädöksiin: Asiakirjassa tai siihen liittyvässä tiedonannossa viitataan hyväksyttyjen sähköisten allekirjoitusten oikeudelliseen tunnustamiseen asiaa koskevien lakien ja asetusten mukaisesti.

2. tarkista QES Acrobat Readerissa

3. QES:n testaus RTR:ssä

Hyväksytyn allekirjoituksen edut eurooppalaisille yrityksille

Hyväksyttyjen sähköisten allekirjoitusten sisällyttäminen liiketoimintaprosesseihin on helppoa. Käyttäjäystävälliset allekirjoitusalustat yhdestä lähteestä ovat erikoistuneet sekä digitaalisten allekirjoitusten luomiseen että hallintaan. Voit allekirjoittaa sisäisiä ja ulkoisia sopimuksia turvallisesti verkossa ja jakaa niitä asiakkaiden, kumppaneiden ja sääntelyviranomaisten kanssa.

1. parannettu turvallisuus: QES tarjoaa korkean turvallisuustason ja minimoi väärentämisen tai luvattoman käytön riskin.

2. oikeudellisesti sitova: QES:llä allekirjoitetuilla asiakirjoilla on sama oikeudellinen asema kuin niiden paperisilla vastineilla, joten ne ovat täytäntöönpanokelpoisia.

3. aika- ja kustannussäästöt: sano hyvästit asiakirjojen tulostamiselle, skannaamiselle ja postittamiselle. QES nopeuttaa prosesseja ja alentaa käyttökustannuksia.

4. ympäristövaikutukset: QES:n käyttöönotto edistää paperitonta toimintaa ja pienentää ekologista jalanjälkeäsi. Swisscom Trust Services AG: n tuoreen, julkaisemattoman tutkimuksen mukaan digitaaliset allekirjoitukset tuottavat vain 0,001 kg hiilidioksidipäästöjä sopimusta kohden. Verrattuna märkään allekirjoitukseen (0,087 kg hiilidioksidia sopimusta kohti), ilmastoa vahingoittavien päästöjen kokonaismäärä voidaan vähentää 50-kertaiseksi.

5. Maailmanlaajuinen tunnustaminen: QES tunnustetaan kaikkialla Euroopan unionissa ja monissa muissa maissa, mikä yksinkertaistaa rajat ylittäviä liiketoimia.

5 ratkaisevaa kysymystä (QES) allekirjoitusalustaa valittaessa

Eurooppalaiset sähköisen allekirjoituksen alustat ovat useimmiten erikoistuneet hyväksyttyihin sähköisiin allekirjoituksiin. Sitovuuden ja turvallisuuden lisäämiseksi kriittisissä päätöksissä Euroopan oikeusalueella.

Yrityksesi päätöksentekijöiden olisi kysyttävä itseltään nämä kysymykset, kun on kyse sähköisen allekirjoituksen käyttöönotosta.

1. Sisältyykö QES-tunniste lisenssiin?

Yksinkertainen tunnistusvaihtoehto takaa sujuvan alun pätevän allekirjoituksen käyttöönotolle. sproof sign tekee yhteistyötä luotettavien kumppaneiden kanssa ja tarjoaa oman pätevän sähköisen allekirjoituksen suoraan sovellukseen.

Sähköisen tunnisteen tarjoaja on syvälle integroitu, mikä mahdollistaa monia tärkeitä teho-ominaisuuksia, kuten useiden asiakirjojen laillisesti pätevän allekirjoittamisen muutamalla napsautuksella (eräkohtainen allekirjoitus).

2. Ovatko muut eID-palveluntarjoajat integroitu?

Kun liikekumppanien on pätevöitävä arkaluonteinen asiakirja, on valtava ajansäästö, että luottamuspalveluntarjoajien, kuten ID Austria, D-Trust tai Swisscomin QES, olemassa olevat tunnisteet ovat suoraan valittavissa.

3. Voidaanko ryhmän jäsenet varustaa valinnaisesti QES:llä?

Suunnitelman ylläpitäjän olisi voitava varustaa tiimin jäsenet tunnisteella ja tarvittaessa pätevällä sähköisellä allekirjoituksella. sproof sign on tässä erityisen joustava, ja oikeuksien hallinta on mahdollista suoraan alustassa.

4. Onko QES-järjestelmän allekirjoituksen todentaminen integroitu suoraan?

Säästät paljon aikaa, jos sinä ja suunnitelman jäsenet voitte suoraan tarkistaa myönnettyjen ja saatujen allekirjoitusten oikeellisuuden.

5. Onko mahdollista ladata tarkastuskertomus?

Kun allekirjoitus- ja hyväksymisprosessi on saatu päätökseen, tarkastuskertomus mahdollistaa mahdollisimman suuren avoimuuden.

Johtopäätökset: On aika. Allekirjoita asiakirjasi laillisesti pätevällä sähköisellä allekirjoituksella.

Digitalisaation hallitsemassa maailmassa hyväksytty sähköinen allekirjoitus on merkki teknologisesta edistyksestä ja oikeudellisesta innovaatiosta.

Kun aloitat matkasi hyväksyttyjen sähköisten allekirjoitusten maailmaan, muista, että tämän mullistavan teknologian käyttöönotto ei ole vain askel kohti tehokkuutta vaan myös sitoutuminen kestävämpään ja ympäristöystävällisempään tulevaisuuteen.