Mis on digitaalallkiri?

Digitaalallkiri (või e-allkiri, e-allkiri jne) on muutunud ettevõtete ja üksikisikute jaoks asendamatuks vahendiks, mis võimaldab dokumente tõhusamalt ja keskkonnasõbralikumalt hallata. Selles artiklis anname lähtepunktiks kõigile, kes soovivad vana protsessi - dokumentide allkirjastamise - ajakohastada.

Mis on digitaalallkiri?

Digitaalallkiri on turvaline ja tõhus meetod lepingute allkirjastamiseks digitaalkeskkonnas, mis on alternatiiviks käsitsi kirjutatud allkirjadele.

Digitaalallkiri toimib nagu inimese sõrmejälg, sest igal dokumendil on oma unikaalne elektrooniline sõrmejälg. Ühelgi teisel dokumendil ei saa olla sama digitaalallkirja. Kui digitaalne dokument on "pitseeritud" allkirjaga, saab tõestada, et

• faili ei ole pärast allkirjastamist muudetud (terviklikkus).
• konkreetne isik on dokumendi allkirjastanud (autentimine).
• allakirjutanu on dokumendile tegelikult alla kirjutanud. Isik ei saa pärast digitaalallkirja loomist eitada, et ta on dokumendile alla kirjutanud.
• dokument ei ole võltsitud.

Digitaalallkirju kasutatakse juba paljudes tööstusharudes mitmesuguste rakenduste puhul.

Mis ei ole (kehtiv) digitaalallkiri?

Õiguspäraseks saab liigitada ainult sellist allkirja, mida saab kontrollida ka heakskiidetud veebipõhise kontrollteenuse abil (nt Acrobat Reader, RTR või otse sproof sign).

eIDAS-määrus reguleerib Euroopas, kuidas dokumente saab allkirjastada õiguslikult kehtival ja kontrollitaval viisil. Lisateavet saate siit.

Kuidas töötab PDF-dokumentide digitaalne allkirjastamine

Kehtiva digitaalallkirja andmine (PDF) dokumendile on tehniliselt keeruline protsess, mis toimub dokumendi digitaalsel allkirjastamisel märkamatult taustal.

Seega erineb korrektne digitaalallkiri oluliselt lihtsalt skaneeritud käsitsi kirjutatud allkirja sisestamisest.

Kehtiv digitaalallkiri võimaldab dokumendi hilisemat muutmist tuvastada. See ei ole nii, kui lihtsalt sisestada pilte.

Nii toimib digitaalne tõendamine allkirjaplatvormi abil:

1. samm: üleslaadimine ja teisendamine

Kõigepealt laadite oma dokumendi üles veebis oma konto kaudu allkirjaplatvormil. Dokument konverteeritakse PDF-dokumendiks.

2. samm: digitaalallkirja rakendamine

Allkirja enda jaoks vajate digitaalset sertifikaati, mis tõendab teie kui allakirjutanu isikusamasust. See luuakse teie jaoks, kui registreerite end allkirjastamisplatvormil. Kui soovite allkirjastada kõrgeima standardi, kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga , teostab selle sammu riiklikult tunnustatud sertifitseerimisasutus .

Allkirjaplatvormi puhul on teil võimalus oma allkirja kohandada (sarnaselt käsitsi kirjutatud versioonile) ja luua oma allkirja stiil.

3. samm: dokumendi ja allkirjade krüpteerimine

Viimases etapis krüpteeritakse kogu leping, sealhulgas lisatud allkirjad, krüptograafiliselt. Luuakse nn hash-väärtus. Leping muutub võltsimiskindlaks ja kontrollitavaks.

Lisatud allkirjadel on kõrgeim tõendusjõud ja neid ei saa enam võltsida.

Loomulikult saab allkirjastatud lepinguid alla laadida, saata või salvestada ükskõik kuhu.

Kas ma saan ka Wordis või teistes Office'i programmides digitaalselt allkirjastada?

Põhimõtteliselt saab paljusid failiformaate ka digitaalselt allkirjastada. Selleks, et rakendatud digitaalallkirja ei saaks muuta, tuleb iga dokument siiski esmalt PDF-dokumendiks konverteerida. Teatavasti ei saa PDF-dokumente enam muuta (erinevalt näiteks docx-dokumentidest). Digitaalallkirja platvormid konverteerivad paljud failivormingud automaatselt õigeks PDF-dokumendiks, tavaliselt dokumendi üleslaadimisel.

Kuidas saada digitaalallkirja?

Digitaalallkirja saamiseks on erinevaid viise.

Registreerimine digitaalallkirja platvormil (AES)

Nagu juba selgitatud, on digitaalallkirja loomine digitaalallkirjaplatvormi keskne element. Väljakujunenud ja tuntud lahendused on näiteks DocuSign , AdobeSign või uuemad Euroopa lahendused nagu sproof sign või yousign, mis on samuti spetsialiseerunud spetsiaalselt Euroopa ettevõtetes kasutamiseks.

Täiustatud elektrooniline allkiri luuakse teie jaoks registreerimisel.

Identifitseerimine allkirja platvormiga (QES)

Paljud teenusepakkujad varustavad kasutajaid ka kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga, mis on sügavalt integreeritud rakendusse endasse. Lisaks selle allkirja standardi kõrgele tõendusväärtusele saate kasu paljudest võimalustest oma allkirja andmise protsessi kohandamiseks.

Identifitseerimine valitsuse teenusega (QES; nt mobiiltelefoni allkiri)

Austrias on enam kui 50% kodanikest juba mobiiltelefoni allkirja kasutanud. Seda väljastavad riigiasutused ja see vastab kvalifitseeritud elektroonilise allkirja standardile.

Digitaalallkirja õiguslik kehtivus

Kehtiv leping sõlmitakse, kui mõlemad pooled väljendavad oma nõusolekut. Seadusandja jätab üldjuhul lepinguosaliste otsustada, kas nad sõlmivad lepingu suuliselt, kirjalikult või elektrooniliselt. Seda nimetatakse vormivabadusena.

Kui valite digitaalallkirja lahenduse, on teil see eelis, et kõik allkirjad on PDF-faili integreeritud muutumatul ja võltsimiskindlal viisil.

Mõlemal juhul on vaja valida õige e-allkirja standard sõltuvalt lepingust.

Selleks on kehtestatud kolm standardit, mis on määratletud eIDASi määruses ja mis moodustavad õigusliku raamistiku.

• Lihtne elektrooniline allkiri (EES)
• Täiustatud elektrooniline allkiri (AES)
• Kvalifitseeritud elektrooniline allkiri (QES)

Kvalifitseeritud elektrooniline allkiri (QES) vastab kõrgeimatele kvaliteedikriteeriumidele ja on õiguslikult 100% samaväärne käsitsi kirjutatud allkirjaga.

Kuna õiguslikud tagajärjed võivad olla väga erinevad, määravad tavaliselt sellised tegurid nagu rakenduskulud, kasutusmugavus (kliendikogemus), õigusaktid, ettevõtte poliitika ja hinnatud äririsk, millist meetodit tuleks konkreetses olukorras kasutada.

Võite kasutada abiks järgmist otsustusjuhendit.

Seega mõjutavad elektroonilise allkirja jaoks õige standardi valikut kaks tegurit:

• vastutusriskid, tegevusriskid
• Õiguslikud nõuded

Digitaalse allkirja platvormi eelised on järgmised.

• saate e-allkirja standardit igal ajal muuta sõltuvalt lepingu tüübist
• saate välisallkirjade hankimisel määrata soovitud e-allkirja standardi.

Euroopa allkirja pakkujad on enamasti keskendunud kahele kõrgeimale digitaalallkirja standardile.

sproof sign on ekspert eelkõige kvalifitseeritud elektrooniliste allkirjade (QES) valdkonnas.

Lisateave

Kas skaneeritud allkiri või allkirja kujutis on kehtiv?

Mõiste "skaneeritud allkiri" tähendab, et tegemist on käsitsi kirjutatud allkirja digitaalse kujutisega. Esialgne paberallkiri teisendatakse digitaalsesse vormingusse (.jpg, .doc, .pdf jne) skanneriga või kaameraga.

Põhimõtteliselt on sellised skaneeritud allkirjad kehtivad seni, kuni vastava tahteavalduse kirjalik vorm puudub.

Allkirjastatud koopia ei ole õiguslikult kehtiv, kuna allakirjutajat ei saa tuvastada ja nõusolekut ei saa tõendada.

Skaneeritud allkirja on lihtne võltsida, nii et allkirjastatud lepingu saaja saab seda hõlpsasti kopeerida (#SnippingTool #Screenshot). On ilmselge, et see ei ole seaduslik.

Skaneeritud allkirjal ei ole kohtus mingit tõenduslikku väärtust, sest see on ainult teie originaalallkirja koopia. Ilma tõendita, kuidas allkiri on tehtud, loetakse seda pelgalt koopiaks ja mitte autentseks allkirjaks. Seetõttu on see kehtetu, eriti äritehingute puhul.

Mis vahe on digitaalallkirjal ja elektroonilisel allkirjal?

Terminid "elektrooniline allkiri" ja "digitaalallkiri" võib kergesti segi ajada. Neid mõisteid kasutatakse sageli omavahel, kuid rangelt võttes ei ole tegemist ühe ja sama asjaga.

Elektrooniline allkiri (või e-allkiri) on juriidilise lepingu sõlmimise meetod digitaalkeskkonnas. See on nii-öelda paberdokumendi allkirjastamise digitaalne ekvivalent.

Kui elektrooniline allkiri tõendab dokumendi allkirjastaja nõusolekut, siis digitaalallkiri on tõend dokumendi enda autentsuse kohta. See tähendab, et dokumendi ja allkirja kombinatsioon on tehniliselt kavandatud ja krüpteeritud nii, et leping on võltsimiskindel. Seega ühinevad või toimivad tingimused nii, et digitaalne leping muutub kontrollitavaks ja õiguslikult jõustatavaks.

Digitaalse (Euroopa) allkirja platvormi eelised

Väga turvaline pilvepõhine, kasutusvalmissproof sign on veebipõhine lahendus lepingute digitaalseks allkirjastamiseks ja töötab kõikides mobiilseadmetes (lauaarvuti, nutitelefon, tahvelarvuti). sproof sign asub Austrias ja kõik andmed on varundatud ainult ELi andmekeskustes. Tagame GDPR-i vastavuse kõikidel tasanditel, nii meil kui ka meie alltöövõtjatel. Pakume oma klientidele neid garantiisid tellimuse andmetöötluslepingus (ADV), mis põhineb ELi standardsetel lepingutingimustel ja pakub seega ka maksimaalset õiguskindlust.

Liidesed ja olemasolevad süsteemid

• sproof sign saab sujuvalt integreerida teie olemasolevatesse süsteemidesse.
• Allkirjastage otse tavalistes tööriistades, nagu MS Teams, Word, Google Drive jne (kõikide integratsioonide loetelu ).
• Ühekordne allkirjastamine
• Lihtne API kohandatud kasutusjuhtumite jaoks (API dokumentatsioon).(API dokumentatsioon )

Dokumentide säilitamine ja arengu kontrollTähtsaidlepinguid säilitatakse keskses kohas selgelt, ülimalt turvaliselt ja krüpteeritult. Sellegipoolest on dokumentidele igal ajal ja igast asukohast võimalik juurde pääseda. Lisaks saab igal ajal vaadata allkirjastamisprotsesside edenemist ja vajaduse korral saata meeldetuletusi.

Kvalifitseeritud (QES) ja täiustatud (AES) elektrooniline allkirjastamine, sealhulgas identifitseerimine. sproof sign toetab kõiki elektrooniliste allkirjade tüüpe (lihtsat, täiustatud ja kvalifitseeritud) vastavalt eIDAS-määrusele ning paljudele teistele ülemaailmselt kasutatavatele allkirjastamisstandarditele (nt FDA vastavus). Saate allkirjastada nii oma organisatsiooni siseselt kui ka väliste partnerite, tarnijate või klientidega.

Partii allkiri**: allkirjastage lepingud ühe**aegseltPartii allkirja abil saab lugematuid dokumente digitaalselt ja seaduslikult allkirjastada ühe toiminguga. Tohutu aja kokkuhoid.

Dokumendikaust: saatke lepingud üheaegseltKinnitagemitu dokumenti digitaalselt kokku ja saatke need koos allkirjastamiseks. See säästab palju aega nii teile kui ka saajale.

Ettevõtte kaubamärgistus, ettevõtte templid ja allkirjastamisstiilid Olenemata sellest, kasolete suur meeskond või üksikkasutaja. Sproof signis saate salvestada oma ettevõtte logo ettevõtte templiks. Samuti saate luua erinevaid allkirjastamisstiile erinevatel eesmärkidel.

eID Hub:sproof sign võimaldab oma unikaalse liidese abilallkirjastadalepinguid erinevate kvalifitseeritud allkirjade pakkujatega. See on suur eelis õiguslikult kehtivate allkirjade hankimisel ja väljastamisel. Klõpsake siin, et saada ülevaade kõigist integreeritud usaldusteenuse pakkujatest →

Allkirjade kontrollimine ja kontrolliaruannete allalaadimineEson võimalik kontrollida rakendatud elektrooniliste allkirjade kehtivust otse sproof signis hiireklikiga. Samuti saate alla laadida iga allkirja täitmise kohta kontrolliaruande ja näha, kes millise sertifikaadiga ja millal allkirjastas.

Meeskonna haldamine ja asendamise reeglid -proofsign võimaldab lihtsat kasutajate ja õiguste haldamist plaanis olevate kasutajate jaoks. Lisaks saab tsentraalselt hallata allkirja kvooti ja teha erinevaid olulisi seadistusi kogu plaani jaoks.

Support & Academysproofsign on tuntud oma kiire ja paindliku toe poolest. sproof signi akadeemia on tasuta koolitusportaal, mis aitab teil ja teie töötajatel kiiresti alustada.

Läbipaistev hinnakujundus ilma varjatud kuludetaMeieeesmärk on olla konkurentsitult parim pakkuja sobiva allkirjapakkuja leidmisel. Seejuures paneme suurt rõhku õiglusele ja läbipaistvusele. Kaks väärtust, mis iseloomustavad meie ettevõtluskultuuri. Need väärtused määravad ka meie lahenduse hinnakujunduse ettevõtlussegmendis.