Anmod om elektroniske signaturer - få flere digitale signaturer via e-mail (interne og eksterne)

Så er det nu! Det er på tide at tilpasse forretningsprocesserne for at kunne arbejde mere effektivt og samtidig mere sikkert. Bedre digitale arbejdsgange hjælper i forretningsverdenen. Der er et stigende antal platforme og løsninger, der kan hjælpe med alt fra absolutte standardprocesser til specialiserede nicheapplikationer. En af disse standardprocesser, som kan forbedres betydeligt takket være digitale løsninger, er indsamlingen af underskrifter.

I denne artikel forklarer vi, hvad et digitalt "signatur-workflow" er, og hvordan du selv, din virksomhed eller dit netværk vil blive hjulpet, hvis du satser på meningsfuld digitalisering.

Analog versus digital. Hvordan man får underskrifter.

Selvfølgelig er der den "gammeldags" variant: At underskrive med pen på papir. Det koster heller ikke meget - især hvis det er dig, der underskriver - og virker nogle gange "finere" eller endda mere formelt. Især når det kombineres med et rigtigt møde. Den håndskrevne underskrift er alligevel juridisk gyldig.

Et andet blik afslører "rottehalen": en meget kompleks, besværlig og ressourcekrævende proces (udskrivning, scanning, frankering, postforsendelse, ventetid på retur osv.) Det betyder også: mediebrud, der udvander bevisværdien og sidst, men ikke mindst: Det er meget tidskrævende at indhente eller vente på en underskrevet og returneret kontrakt.

Alternativet er den digitale eller elektroniske signatur: Teknisk set er dette en kryptografisk metode baseret på asymmetriske krypteringsalgoritmer. Det gør det muligt at verificere dokumentets ægthed og underskriverens identitet. Læs mere her. Det, der er teknisk komplekst og meget sikkert i baggrunden, er skjult i forgrunden af en brugervenlig brugergrænseflade. I sidste ende er juridisk gyldig digital signering lige så let som at foretage en online bankoverførsel.

Forskellen mellem en juridisk gyldig e-signatur og en værdiløs billedtekst.

Faktisk er det endnu ikke bredt accepteret i forretningsverdenen, at udstedelse og indhentning af digitale signaturer skal overholde strenge retningslinjer. Det skyldes, at det højeste sikkerhedsniveau, som er præcist reguleret i eIDAS-forordningen, ikke leveres af utallige webværktøjer.

Billedsignaturer udgør et stort problem. Et digitalt billede af ens egen underskrift er ikke en gyldig digital signatur og overholder ikke nogen standard. Der er ingen måde at verificere underskriverens identitet på eller sikre dokumentets integritet (dokumentet er ikke blevet manipuleret). En billedsignatur kan let manipuleres.

Det er anderledes med den avancerede eller kvalificerede elektroniske signatur. Disse to e-signaturstandarder garanterer meget høj sikkerhed for alle parter, der er involveret i signaturprocessen. Mange leverandører, især europæiske, har fokuseret på disse to standarder. Læs mere

Men hvordan kan du finde ud af eller kontrollere, hvilken standard en digital signatur overholder, eller om en signatur overhovedet er blevet manipuleret?

I tilfælde af en simpel elektronisk signatur eller billedtekst er det ikke muligt at opdage nogen manipulation. Kort sagt kan kun en signatur, der kan verificeres af en offentligt godkendt verifikationstjeneste, klassificeres som juridisk kompatibel. Platforme som sproof sign har specialiseret sig i både oprettelse af signaturer efter den højeste standard og integreret verificering af ethvert dokument.

I tilfælde af en simpel elektronisk signatur eller billedtekst er det ikke muligt at opdage nogen manipulation. Kort sagt kan kun en signatur, der kan verificeres af en offentligt godkendt verifikationstjeneste, klassificeres som juridisk kompatibel. Platforme som sproof sign har specialiseret sig i begge dele: oprettelse af signaturer efter den højeste standard og integreret verificering af ethvert dokument.

Styrken ved workflow: Få eksterne digitale signaturer i kun 5 trin

1) Tilføj forretningskontakterSelvfølgelig! Hvis jeg vil frigive et dokument til underskrift, er det første skridt at kende kontaktdataene. I de fleste tilfælde håndteres signaturanmodninger via mailadressen, da mailadressen allerede giver et godt grundlag for at autentificere den anden part. Når det gælder den avancerede elektroniske signatur (AES), er identitetsbeviset direkte knyttet til den personlige mailadresse. Derfor udsteder modparten en digital signatur med den samme mailadresse, som blev brugt til signaturanmodningen.

En fordel ved en e-signaturplatform, lige fra starten af underskriftsanmodningen, er den enkle håndtering af kontaktdata. Som regel foreslås ofte anvendte kontakter automatisk under indsamlingsprocesser, og alle kontaktdata indtastes automatisk i et forenklet kontaktstyringssystem, hvor de kan ses og redigeres.