Vyžádání elektronických podpisů - získání více digitálních podpisů prostřednictvím e-mailu (interních a externích)

Je čas! Je čas přizpůsobit podnikové procesy tak, aby fungovaly efektivněji a zároveň bezpečněji. Lepší digitální pracovní postupy pomáhají ve světě podnikání. Existuje stále více platforem a řešení, která mohou pomoci se vším od naprosto standardních procesů až po specializované aplikace ve výklencích. Jedním z těchto standardních procesů, který lze díky digitálním řešením výrazně zlepšit, je sběr podpisů.

V tomto článku vysvětlíme, co je to digitální "podpisový workflow" a jak vám samotným, vaší firmě nebo vaší síti pomůže, pokud se spolehnete na smysluplnou digitalizaci.

Analogové versus digitální. Jak získat podpisy.

Samozřejmě existuje i varianta "staré školy": Podepisování perem na papír. To také nestojí mnoho - zejména pokud jste podepisující osobou vy - a někdy působí "fanouškovsky" nebo dokonce formálněji. Zejména v kombinaci se skutečným jednáním. Vlastnoruční podpis je každopádně právně platný.

Druhý pohled odhalí "krysí ocásek": velmi složitý, pracný a na zdroje náročný proces (tisk, skenování, frankování, odesílání, čekání na návratku atd.). To také znamená: mediální přestávky, které rozmělňují důkazní hodnotua v neposlední řadě: Získání podepsané a vrácené smlouvy nebo čekání na ni je časově velmi náročné.

Alternativou je digitální nebo elektronický podpis: Technicky se jedná o kryptografickou metodu založenou na asymetrických šifrovacích algoritmech. Umožňuje ověřit pravost dokumentu a totožnost podepisující osoby. Další informace. To, co je v pozadí technicky složité a vysoce bezpečné, je v popředí skryto snadno použitelným uživatelským rozhraním. Nakonec je právně platné digitální podepisování stejně snadné jako online bankovní převod.

Rozdíl mezi právně platným elektronickým podpisem a bezcenným podpisem.

V podnikatelské sféře totiž dosud není všeobecně přijímáno, že vydávání a získávání elektronických podpisů musí být v souladu s přísnými pravidly. Je to proto, že nejvyšší úroveň bezpečnosti, jak ji přesně upravuje nařízení eIDAS, neposkytuje nespočet webových nástrojů.

Velký problém představují obrazové podpisy. Digitální obraz vlastního podpisu není platným digitálním podpisem a neodpovídá žádnému standardu. Neexistuje žádný způsob, jak ověřit totožnost podepisující osoby nebo zajistit integritu (dokument nebyl zfalšován) dokumentu. S obrázkovým podpisem lze snadno manipulovat.

Jinak je tomu u zaručeného nebo kvalifikovaného elektronického podpisu. Tyto dva standardy elektronického podpisu zaručují velmi vysokou bezpečnost pro všechny strany zapojené do procesu podepisování. Na tyto dva standardy se zaměřilo mnoho dodavatelů, zejména evropských. Více informací

Jak ale můžete zjistit nebo zkontrolovat, kterému standardu získaný elektronický podpis vyhovuje nebo zda byl podpis dokonce zfalšován?

V případě jednoduchého elektronického podpisu nebo popisku k obrázku není možné zjistit žádnou manipulaci. Stručně řečeno, pouze podpis, který lze ověřit veřejně schválenou ověřovací službou, lze klasifikovat jako právně vyhovující. Platformy, jako je sproof sign, se specializují jak na vytváření podpisů podle nejvyšších standardů, tak na integrované ověřování jakéhokoli dokumentu.

V případě jednoduchého elektronického podpisu nebo popisku k obrázku není možné zjistit žádnou manipulaci. Stručně řečeno, pouze podpis, který lze ověřit veřejně schválenou ověřovací službou, lze klasifikovat jako právně vyhovující. Platformy, jako je sproof sign, se specializují na obojí: vytváření podpisů podle nejvyšších standardů a integrované ověřování jakéhokoli dokumentu.

Síla pracovního postupu: Získání externích digitálních podpisů v pouhých 5 krocích

1) Přidejte obchodní kontaktySamozřejmě! Pokud chci vydat dokument k podpisu, prvním krokem je znát kontaktní údaje. Ve většině případů se žádosti o podpis vyřizují prostřednictvím poštovní adresy, protože poštovní adresa již poskytuje dobrý základ pro ověření druhé strany. V případě zaručeného elektronického podpisu (AES) je prokázání totožnosti přímo spojeno s osobní poštovní adresou. Proto protistrana vydá digitální podpis se stejnou poštovní adresou, která byla použita pro žádost o podpis.

Jednou z výhod platformy elektronického podpisu je již od počátku žádosti o podpis jednoduchá správa kontaktních údajů. Často používané kontakty jsou zpravidla automaticky navrhovány během procesů sběru a všechny kontaktní údaje jsou automaticky vkládány do zjednodušeného systému správy kontaktů, kde je lze prohlížet a upravovat.