Innovativa lösningar för en hållbar framtid: partnerskapet mellan sproof sign och Energie AG Oberösterreich

Burger: "Vi beslutade att implementera en lösning för digitala signaturer för att hantera två viktiga utmaningar. För det första insåg vi att vi ofta stötte på en mediakontinuitet i våra processer med slutkunder. Mycket information lämnades in i pappersform, vilket ledde till tidskrävande manuella processer för registrering, arkivering och vidare bearbetning. Detta mediabortfall saktade ner våra processer avsevärt. Genom att digitalisera dessa processer och införa digitala signaturer kunde vi eliminera denna flaskhals och öka effektiviteten

Dessutom tvingade covid-19-pandemin oss att anpassa våra interna processer. Den traditionella metoden att fysiskt underteckna dokument var inte längre praktisk på grund av reserestriktioner och regler för hemmakontor. Behovet av att implementera en digital lösning blev uppenbart för att kunna upprätthålla affärsverksamheten. I detta sammanhang letade vi efter en lösning som kunde ge oss den nödvändiga flexibiliteten."

Burger: "Vi använder digitala signaturer för olika tillämpningar. Å ena sidan använder vi dem i kundkontakter, till exempel när en kund vill ingå ett avtal eller behöver bekräfta en tjänst som tillhandahållits. Ett annat användningsområde är intern användning, särskilt i situationer där det krävs ett snabbt genomförande av nya bestämmelser, t.ex. förordningen om hemmakontor. I ett sådant fall var vi tvungna att snabbt hantera dokument för 1500 anställda, vilket inte skulle ha varit möjligt med konventionella pappersbaserade processer. För att hantera denna process använde vi interna lösningar som integreras via en specialutvecklad app. En godkännandeprocess implementerades där dokumenten först godkändes av de direkta cheferna innan de skickades till de anställda med hjälp av de fördefinierade signaturhållarna."

Burger: "Som energileverantör med kritisk infrastruktur verkar vi inom ett mycket reglerat område. Dataskydd är av yttersta vikt för oss, eftersom vi ständigt arbetar med personuppgifter. Det var därför avgörande att hitta en leverantör i omedelbar närhet, helst i Österrike eller åtminstone i Europa. En amerikansk leverantör skulle ha varit förknippad med alltför många osäkerheter och utmaningar, eftersom vi inte kan ta några risker. Vår policy lägger därför ett tydligt fokus på europeiska leverantörer för att säkerställa att vi uppfyller kraven i GDPR och minimerar dataskyddsrisker."

Burger: "Förutom GDPR är andra standarder av stor betydelse för oss, till exempel ISO 271001, som är särskilt viktig för oss eftersom vi själva är certifierade och förväntar oss att våra leverantörer ska kunna uppfylla samma säkerhetsstandarder som vi gör. Vi genomför också regelbundna säkerhetsrevisioner för att säkerställa att vår infrastruktur alltid är skyddad. Dessa revisioner genomförs årligen för att identifiera potentiella sårbarheter i god tid och åtgärda dem innan säkerhetsincidenter inträffar, vilket kan vara mycket kostsamt."

Burger: "Vi har redan flera olika lösningar internt, vilket har lärt oss vilka funktioner som är särskilt viktiga för oss och vilka som inte kan erbjuda oss den flexibilitet vi behöver. När vi utvärderade potentiella leverantörer definierade vi därför specifika krav, inklusive möjligheten att flytta signaturens platshållare efter behov och justera skalningen, samt möjligheten för användare att flexibelt konfigurera sin signaturroll. Det hittade vi inte överallt. Vi prioriterade också möjligheten att integrera i befintliga processer, särskilt via REST API, för att säkerställa en sömlös integration i våra arbetsflöden. "

Burger: "Efter en undersökning av våra nyckelanvändare, som använder produkten ofta, betonades användbarhetsaspekten särskilt positivt. Användargränssnittet är intuitivt utformat, vilket förenklar signeringsprocessen för användarna. Det fungerar också smidigt på mobila enheter, vilket uppskattas mycket av våra medarbetare. Dessutom behövde de lite eller ingen utbildning för att använda produkten. Detta minimerade utbildningsinsatserna avsevärt och var en stor fördel för oss. En annan positiv aspekt är möjligheten att fritt konfigurera signaturstämplar. Det gör att vi kan uppfylla olika krav och stödja individuella processer. Andra signaturlösningar klarade helt enkelt inte av att möta denna utmaning."

Burger: "Vi befinner oss för närvarande i testfasen av en integration med SAP för offertprocessen. Det är här offerter skapas, godkänns och signeras innan de skickas till kunden. Denna integration har redan satts upp och kommer att rullas ut gradvis från och med sommaren. Något som förmodligen också skulle ha potential är vårt interna HR-område. Vi har cirka 4.500 medarbetare som behöver stöd. Allt som fungerar digitalt och kommer bort från papper är naturligtvis en enorm hävstång."