Kā digitāli parakstīt līgumus un garantēt to juridisko spēkā esamību

Joprojām valda apjukums: Dažādi, bieži vien ļoti līdzīgi termini, piemēram, rakstveida forma, rakstītība, brīvība no formas, rokraksts, rada neskaidrības, kad runa ir par līgumiem. Šā iemesla dēļ cilvēki diemžēl joprojām bieži vien izmanto pildspalvu, papīru un apgrūtinošus pasta kanālus, ja ir kaut kas jāparaksta.

Šajā rakstā skaidrosim, kādos izmantošanas gadījumos digitālais paraksts ir 100 % juridiski derīgs un var garantēt visaugstāko pierādījuma vērtību un izsekojamību. Neliels "spoileris": Ir tikai daži izņēmuma gadījumi, kad elektroniskais paraksts nav atļauts. Pretējā gadījumā elektroniskā paraksta process "pārspēj" analogo parakstu visos gadījumos tehniskās neviltojamības un visaugstākās pierādāmības vērtības dēļ.

Kāda ir līgumu funkcija?

Būtībā tā ir acīmredzama: parakstot līgumu, visas iesaistītās puses piekrīt līgumā izklāstītajiem nosacījumiem un saistībām. Līguma parakstīšana nodrošina, ka visas līguma puses izpilda savas saistības un ka tiek aizsargātas to tiesības un intereses. Turklāt konflikta gadījumā parakstīts dokuments var kalpot kā pierādījums un palīdzēt noturēties tiesā. Visefektīvākais veids, kā parakstīt līgumus, ir to darīt digitāli.

Neatkarīgi no tā, vai tas ir analogais vai digitālais: Ko nozīmē brīvība no formas attiecībā uz līgumiem?

Eiropas valstīs līgumi parasti ir spēkā bez noteiktas formas. Tas nozīmē, ka nav noteikumu par to, kā līgumi ir jāparaksta. Piemēram, ir pieļaujama elektroniska, rakstiska vai pat mutiska forma (sk. ABG 883. pantu). Galu galā pašas līgumslēdzējas puses var vienoties par konkrētu paraksta veidu.

Attiecībā uz neoficiāliem līgumiem nav juridisku prasību par to, kā tos parakstīt, taču daudzos uzņēmējdarbības nolūkos ieteicams ievērot piesardzību! Būtu aplami parakstīt svarīgus līgumus, uz kuriem neattiecas nekādas formas prasības, ar zemu elektroniskā paraksta standartu. Ja ir līgumi ar lielām sarunu summām vai augstu atbildības risku, noteikti jāizmanto augsts elektroniskā paraksta standarts.

Dažiem līgumiem likums paredz rakstisku formu.

Atsevišķiem līgumu veidiem vienas līgumslēdzējas puses aizsardzība ir īpaši svarīga, tāpēc likums nosaka rakstveida formas prasību. Juridiskajā terminoloģijā to sauc par rakstveida formu. Lai izpildītu rakstveida formu jeb rakstiskumu, likums pieprasa abu līgumslēdzēju pušu pašrocīgu parakstu. Austrijā rakstveida forma ir reglamentēta ABGB 886. pantā, Vācijā - BGB 126. panta 1. punktā.

Šeit ir likumā nostiprināta labā ziņa: Saskaņā ar BGB 126.a pantu (DE) likumā prasīto rakstisko formu var aizstāt ar elektronisko formu, ja vien likumā nav noteikts citādi. Kopumā eIDAS regula, kas visā Eiropā ir spēkā kopš 2016. gada, reglamentē e-paraksta tehniskās un satura prasības.

Ja ir īpaši pieprasīta "rakstveida forma", juridiski atbilstošai parakstīšanai var izmantot kvalificētu elektronisko parakstu (KEP).

Tāpēc ir svarīgi saprast, ka termini "rakstveida forma" vai "rakstītība", kas parasti nozīmē rokrakstu un papīru, nekādā ziņā neizslēdz digitālās metodes. Digitālais paraksts var būt 100 % līdzvērtīgs "rokrakstam".

Pēdējā griba. Retos gadījumos pietiek tikai ar "slapjo parakstu".

Līgumu slēgšanai un dokumentu parakstīšanai pašrocīgs paraksts ir nepieciešams tikai tad, ja to nepārprotami (!) pieprasa kāda tiesību norma vai pušu savstarpējā līguma noteikums.

Papildus dažiem mantojuma tiesību dokumentiem, piemēram, testamentiem (kas pat ir jāparaksta ar roku) un dažiem citiem notariālajiem aktiem, ir daži spilgti piemēri dokumentu veidiem, jo īpaši cilvēkresursu jomā, kurus saskaņā ar likumu var parakstīt tikai ar roku.

Viens no piemēriem ir darba attiecību izbeigšana ar uzteikumu vai darba attiecību izbeigšanas līgumu Vācijas (!) tiesību aktos (§ 623 BGB). Šajā gadījumā rakstisku formu nevar aizstāt ar e-parakstu; tas ir tāpēc, ka elektroniskā forma saskaņā ar BGB 623. pantu ir nepārprotami izslēgta ar likumu.

Būtisks solis atpakaļ Vācijas digitalizācijas politikā nesen bija pretrunīgu diskusiju temats daudzos plašsaziņas līdzekļos. Kopš 1995. gada Vācijā darba devējiem saskaņā ar Verifikācijas likumu (NachwG) ir noteikts pienākums rakstiski fiksēt svarīgākos līguma noteikumus un nodot tos darbiniekam parakstīšanai: Būtisko darba līguma noteikumu un nosacījumu noraksts (NachwG 2. pants). Lai gan ES direktīva (eIDAS regula) pieļauj elektronisku pārsūtīšanu, Vācijā nav atļauts sniegt līguma būtisko noteikumu apliecinājumu elektroniskā formā. Pat kvalificēts elektroniskais paraksts neatbilst Nachweisgesetz prasībām.

Mūsu personīgais vērtējums: Tas būs tikai laika jautājums, kad digitalizācijas ofensīva, kas ir īpaši nepieciešama cilvēkresursu jomā, pozitīvi ietekmēs arī likumdošanu, un ļoti drīz atkal tiks pielāgots arī likums par pierādījumiem.

Turklāt pat šim īpašajam gadījumam jau ir "apiešanas veidi", lai pēc iespējas samazinātu papīra un laika patēriņu un līdz minimumam samazinātu mediju darbības traucējumus. Tas darbojas, piemēram, pateicoties papildu dokumentiem, kas tiek parakstīti analoģiski saskaņā ar likumu, bet digitālā kopija joprojām tiek pārvaldīta un uzglabāta centralizēti digitālajā arhīvā.

Nav nekāda riska: Parakstiet digitāli un saskaņā ar nepieciešamo formālo prasību.

Neatkarīgi no tā, vai tas ir analogais vai digitālais līgums, valsts tiesību akti vispirms reglamentē, vai un kā uz līgumu attiecas formālā prasība. Kad esat ieguvuši pārskatu par to un esat nolēmuši izvēlēties digitālo, laiku taupošo ceļu, visās ES/EEK dalībvalstīs stājas spēkā eIDAS regula (Elektroniskās identifikācijas, autentifikācijas un uzticamības pakalpojumu regula), kas ir spēkā visās ES dalībvalstīs. Šim tiesiskajam regulējumam būtu jāveicina digitālā transformācija visā Eiropā, jānodrošina uzņēmējdarbības procesi bez mediju pārrāvumiem un jārada iespēja veikt drošus elektroniskos procesus starp 28 atsevišķiem tirgiem.

Liela daļa eIDAS regulē drošas digitālās identitātes un droša elektroniskā paraksta jautājumus. Tātad, ja, kā minēts iepriekš, elektroniskais paraksts nav noteikti izslēgts valsts tiesību aktos, līgumus var parakstīt saskaņā ar eIDAS pamatnostādnēm. Regulā būtībā izšķir trīs elektronisko parakstu veidus: vienkāršu, uzlabotu un kvalificētu.

Visiem uzņēmējiem ir svarīgi labi pārzināt līgumprocesus uzņēmumā, lai izlemtu, kurš paraksta standarts ir piemērots konkrētajam līgumprocesam.

Detalizētāk iesakām izlasīt mūsu pārskata rakstu par parakstu standartiem. Apvienojumā ar šo rakstu jūs varēsiet izlemt, kurus līgumus jums vajadzētu parakstīt ar kādu standartu.

Lūk, praksē bieži sastopams piemērs par juridiski nederīgu parakstu:

e-pasta vēstules piemērs: Lai lēmumi, kas tiek izpildīti kā teksts e-pastā, tiem ir nepieciešama rakstveida forma, lai tie būtu juridiski spēkā. Tas nozīmē, ka rakstisks paraksts ir jāpievieno visām līguma pusēm. Šajā gadījumā bieži vien tiek izmantoti nepietiekami digitālie paraksti. Šādas procedūras nav juridiski spēkā esošas:

• izdrukāt, parakstīt, vēlreiz ieskenēt, nosūtīt (mediju traucējumi).
• Paraksta attēla ievietošana e-pasta dokumentā (vienkāršs elektroniskais paraksts).

Šajā gadījumā juridiski derīga metode būtu tikai kvalificēts elektroniskais paraksts.

Secinājums

Neraugoties uz visiem digitalizācijas uzbrukumiem un jaunām metodēm, kā veikt uzņēmējdarbību bez papīra dokumentiem, mēs esam pārliecināti, ka paraksts vienmēr būs būtiska visu veidu lēmumu un apstiprinājumu daļa. Tāpēc, jo īpaši profesionālajā nozarē, ir nepieciešams zināt, ka ir garantēta drošība un atbilstība.

Tieši šeit izpaužas digitālo parakstu platformu, piemēram, sproof sign, stiprā puse: tehniski sarežģītie procesi tiek apstrādāti fonā. Piemēram, lai parakstītu kvalificētu elektronisko parakstu, jums ir tikai vienreiz jāidentificē sevi. Platforma vada jūs cauri 10 minūšu ilgajam procesam.