Kuidas allkirjastada oma lepingud digitaalselt & garanteeritult õiguslikult kehtivana

Segadus valitseb endiselt: Erinevad, sageli väga sarnased terminid, nagu kirjalik vorm, kirjalikkus, vormivabadus, käekiri, tekitavad lepingute käsitlemisel segadust. Seetõttu kasutavad inimesed kahjuks sageli ikka veel pliiatsit, paberit ja tülikat postikanalit, kui on vaja midagi allkirjastada.

Selles artiklis selgitame, millistel kasutusjuhtudel on digitaalallkiri 100% õiguslikult kehtiv ja kõrgeima tõendusväärtuse ning jälgitavuse saab tagada. Väike "spoiler": On vaid väga vähe erandlikke juhtumeid, kus elektrooniline allkiri ei ole lubatud. Muul juhul "trumpab" digitaalallkirja protsess igal juhul üle analoogallkirja tehnilise võltsimatuse ja väga kõrge tõendusväärtuse tõttu.

Milline on lepingute funktsioon?

Põhimõtteliselt on see ilmselge: lepingu allkirjastamisega nõustuvad kõik osapooled lepingus sätestatud tingimuste ja kohustustega. Lepingu allkirjastamine tagab, et kõik lepingupooled täidavad oma kohustusi ning nende õigused ja huvid on kaitstud. Lisaks sellele võib allkirjastatud dokument konflikti korral olla tõendiks ja aidata kohtus kindlalt seista. Kõige tõhusam viis lepingute allkirjastamiseks on teha seda digitaalselt.

Sõltumata sellest, kas tegemist on analoog- või digitaalsignaaliga: Mida tähendab vormivabadus lepingute puhul?

Euroopa riikides on lepingud üldiselt kehtivad ilma ettenähtud vormita. See tähendab, et puuduvad eeskirjad selle kohta, kuidas lepinguid tuleb sõlmida. Näiteks on lubatud elektrooniline, kirjalik või isegi suuline vorm (vt ABG § 883). Lõppkokkuvõttes võivad lepingupooled ise kokku leppida konkreetses allkirjastamisviisis.

Mitteametlike lepingute puhul ei ole juriidilisi nõudeid, kuidas allkirjastada, kuid paljude äriliste eesmärkide puhul on soovitatav olla ettevaatlik! Oleks ekslik allkirjastada olulisi lepinguid, mille suhtes ei kohaldata vorminõudeid, madala elektroonilise allkirja standardiga. Kui tegemist on suurte läbirääkimiste summade või suurte vastutusriskidega lepingutega, tuleks kindlasti kasutada kõrget digitaalallkirja standardit.

Mõned lepingud nõuavad seadusega kirjalikku vormi.

Teatud lepinguliikide puhul on ühe lepingupoole kaitse eriti oluline, mistõttu on kirjalik vorm seadusega nõutav. Juriidilises mõttes nimetatakse seda kirjalikuks vormiks. Kirjaliku vormi ehk kirjaliku vormi täitmiseks on seadusega nõutav mõlema lepingupoole omakäeline allkiri. Austrias on kirjalik vorm reguleeritud § 886 ABGB, Saksamaal § 126 lõige 1 BGB.

Siin on hea uudis, mis on seadusega kinnitatud: BGB (DE) § 126a kohaselt võib seadusega nõutava kirjaliku vormi asendada elektroonilise vormiga, kui seaduses ei ole sätestatud teisiti. Üldiselt reguleerib 2016. aastast kogu Euroopas kehtiv eIDAS määrus e-allkirjade tehnilisi ja sisulisi nõudeid.

Kui "kirjalik vorm" on konkreetselt nõutav, võib õiguskohase allkirjastamise puhul kasutada kvalifitseeritud elektroonilist allkirja (QES).

Seetõttu on oluline mõista, et mõisted "kirjalik vorm" või "kirjalikkus", mis kipuvad tähendama käekirja ja paberit, ei välista mingil juhul digitaalseid meetodeid. Digitaalne allkiri võib olla 100% samaväärne "käekirjaga".

Viimane testament. Harvadel juhtudel piisab ainult "märjast allkirjast".

Lepingute sõlmimiseks ja dokumentide allkirjastamiseks on vaja kasutada omakäelist allkirja ainult siis, kui seda nõuab selgesõnaliselt (!) mõni õigusnorm või poolte vaheline lepinguline säte.

Lisaks mõnedele pärimisõiguslikele dokumentidele, nagu testamendid (mis peavad olema isegi käsitsi kirjutatud) ja mõnedele muudele notariaalsetele aktidele, on mõned silmapaistvad näited dokumendiliikidest, eriti personalitöö valdkonnas, mida võib seaduse kohaselt allkirjastada ainult käsitsi.

Üks näide on töösuhte lõpetamine etteteatamise või ülesütlemiskokkuleppega § 623 BGB Saksa (!) õiguses. Kirjalikku vormi ei saa sel juhul asendada ükski e-allkirja vorm, sest elektrooniline vorm on seaduse § 623 BGB kohaselt sõnaselgelt välistatud.

Saksamaa digiteerimispoliitika suur tagasiminek oli hiljuti paljudes meediaväljaannetes vastuolulise arutelu teemaks. Alates 1995. aastast on tööandjad Saksamaal kohustatud vastavalt tõendamisseadusele (NachwG) kõige olulisemad lepingutingimused kirjalikult fikseerima ja töötajale allkirjastamiseks üle andma: Töölepingu oluliste tingimuste protokoll (§2 NachwG). Kuigi ELi direktiiv (eIDAS määrus) lubab elektroonilist edastamist, ei ole Saksamaal lubatud esitada tõendit oluliste lepingutingimuste kohta elektroonilisel kujul. Isegi kvalifitseeritud elektrooniline allkiri ei vasta Nachweisgesetzi nõuetele.

Meie isiklik hinnang: On vaid aja küsimus, et digiteerimisrünnakud, mis on eriti vajalikud inimressursside valdkonnas, mõjutavad positiivselt ka õigusakte ja väga varsti kohandatakse uuesti ka tõendamisseadust.

Pealegi on isegi selle erijuhtumi jaoks juba praegu olemas "lahendused", et piirata võimalikult palju paberit ja ajakulu ning hoida meediakatkestused minimaalseks. See toimib näiteks tänu lisadokumentidele, mis allkirjastatakse analoogselt vastavalt seadusele, kuid mille digitaalset koopiat hallatakse ja säilitatakse endiselt tsentraalselt digitaalarhiivis.

Ei mingit riski: Allkirjastage digitaalselt ja vastavalt nõutavale vorminõudele.

Sõltumata sellest, kas analoog või digitaalne, reguleerivad riiklikud õigusaktid eelkõige seda, kas ja kuidas lepingu suhtes kehtib vorminõue. Kui olete sellest ülevaate saanud ja otsustanud valida digitaalse, aega säästva tee, jõustub kõigis ELi/EMÜ liikmesriikides kehtiva raamistikuna eIDAS-määrus (elektrooniline identifitseerimine, autentimine ja usaldusteenused). See õigusraamistik peaks edendama digitaalset ümberkujundamist kogu Euroopas, võimaldama äriprotsesse ilma meediakatkestusteta ja võimaldama turvalisi elektroonilisi protsesse 28 üksikturu vahel.

Suur osa eIDASist reguleerib turvalise digitaalse identiteedi ja turvalise elektroonilise allkirja teemasid. Seega, kui, nagu eespool mainitud, ei ole elektrooniline allkiri riiklike õigusaktidega otsustavalt välistatud, saab lepinguid sõlmida eIDASi suuniste kohaselt. Määruses eristatakse põhimõtteliselt kolme liiki elektroonilisi allkirju: lihtsad, täiustatud ja kvalifitseeritud allkirjad.

Kõigi ettevõtjate jaoks on oluline omada head ülevaadet lepinguprotsessidest ettevõttes, et otsustada, milline allkirjastamisstandard millise lepinguprotsessi jaoks õige on.

Täpsemalt soovitame lugeda meie ülevaatlikku artiklit allkirjastamisstandardite kohta. Koos selle artikliga saate otsustada, millistele lepingutele peaksite millise standardiga alla kirjutama.

Siin on tavaline näide praktikast mitteõiguslikult kehtiva allkirja kohta:

Näide e-kirjast: Otsused, mis täidetakse tekstina e-kirjas, peavad olema kirjalikus vormis, et olla õiguslikult kehtivad. See tähendab, et kõik lepinguosalised peavad andma kirjaliku allkirja. Siinkohal on sageli tegemist ebapiisava digitaalallkirjaga. Järgmised menetlused ei ole õiguslikult kehtivad:

• Trükkida, allkirjastada, uuesti skaneerida, saata (meediakatkestus).
• Allkirja kujutise paigutamine e-posti dokumendile (lihtne elektrooniline allkiri)

Ainult kvalifitseeritud elektrooniline allkiri oleks sellisel juhul õiguslikult kehtiv meetod.

Kokkuvõte

Vaatamata mis tahes digitaliseerimisalgatustele ja uutele paberivaba äritegevuse meetoditele oleme veendunud, et allkiri jääb alati oluliseks osaks igasuguste otsuste ja kinnituste tegemisel. Sellest tulenevalt on eriti professionaalses sektoris hädavajalik teada, et turvalisus ja vastavus on tagatud.

Siin ilmneb selliste digitaalallkirjaplatvormide nagu sproof sign tugevus: tehniliselt keerulised protsessid toimuvad taustal. Kvalifitseeritud elektroonilise allkirja puhul peate näiteks ennast ainult üks kord identifitseerima. Platvorm juhendab teid läbi 10-minutilise protsessi.