Πώς να υπογράφετε τις συμβάσεις σας ψηφιακά & εγγυημένα νομικά έγκυρες

Η σύγχυση εξακολουθεί να επικρατεί: Ο χειρισμός των συμβάσεων προκαλεί σύγχυση όταν πρόκειται για τη διαχείριση των συμβάσεων. Για το λόγο αυτό, δυστυχώς, οι άνθρωποι συχνά εξακολουθούν να καταφεύγουν σε στυλό, χαρτί και δύσκολες ταχυδρομικές οδούς όταν υπάρχει κάτι να υπογράψουν.

Σε αυτό το άρθρο, θα διευκρινίσουμε για ποιες περιπτώσεις χρήσης η ψηφιακή υπογραφή είναι 100% νομικά έγκυρη και μπορεί να εξασφαλιστεί η υψηλότερη αποδεικτική αξία και ιχνηλασιμότητα. Μικρό "spoiler": Υπάρχουν μόνο πολύ λίγες εξαιρετικές περιπτώσεις στις οποίες η ηλεκτρονική υπογραφή δεν επιτρέπεται. Κατά τα άλλα, η διαδικασία της ψηφιακής υπογραφής "ξεπερνά" την αναλογική υπογραφή σε κάθε περίπτωση λόγω τεχνικού απαραβίαστου και της πολύ υψηλότερης αποδεικτικής αξίας.

Ποια είναι η λειτουργία των συμβάσεων;

Βασικά, είναι προφανής: Με την υπογραφή μιας σύμβασης, όλα τα εμπλεκόμενα μέρη συμφωνούν με τους όρους και τις υποχρεώσεις που ορίζονται στη σύμβαση. Η υπογραφή μιας σύμβασης διασφαλίζει ότι όλα τα συμβαλλόμενα μέρη εκπληρώνουν τις υποχρεώσεις τους και ότι τα δικαιώματα και τα συμφέροντά τους προστατεύονται. Επιπλέον, σε περίπτωση σύγκρουσης, ένα υπογεγραμμένο έγγραφο μπορεί να χρησιμεύσει ως αποδεικτικό στοιχείο και να βοηθήσει να σταθεί κανείς στα πόδια του στο δικαστήριο. Ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για την υπογραφή των συμβάσεων είναι να γίνεται ψηφιακά.

Ανεξάρτητα από το αν είναι αναλογικό ή ψηφιακό: Τι σημαίνει η ελευθερία από τη μορφή για τις συμβάσεις;

Στις ευρωπαϊκές χώρες, οι συμβάσεις είναι γενικά έγκυρες χωρίς καθορισμένο τύπο. Αυτό σημαίνει ότι δεν υπάρχουν κανονισμοί σχετικά με τον τρόπο υπογραφής των συμβάσεων. Για παράδειγμα, επιτρέπεται ο ηλεκτρονικός, ο γραπτός ή ακόμη και ο προφορικός τύπος (βλ. άρθρο 883 ABG). Τελικά, τα ίδια τα συμβαλλόμενα μέρη μπορούν να συμφωνήσουν σε έναν συγκεκριμένο τύπο υπογραφής.

Για τις άτυπες συμβάσεις, δεν υπάρχουν νομικές απαιτήσεις σχετικά με τον τρόπο υπογραφής, αλλά για πολλούς επιχειρηματικούς σκοπούς, συνιστάται προσοχή! Θα ήταν πλάνη να υπογράφετε σημαντικές συμφωνίες που δεν υπόκεινται σε καμία απαίτηση μορφής με χαμηλό πρότυπο ηλεκτρονικής υπογραφής. Εάν υπάρχουν συμβάσεις με υψηλά ποσά διαπραγμάτευσης ή υψηλούς κινδύνους ευθύνης, θα πρέπει οπωσδήποτε να χρησιμοποιείται ένα υψηλό πρότυπο ψηφιακής υπογραφής.

Ορισμένες συμβάσεις απαιτούν τη γραπτή μορφή από το νόμο.

Για ορισμένους τύπους συμβάσεων, η προστασία ενός από τα συμβαλλόμενα μέρη έχει ιδιαίτερη σημασία, γι' αυτό και απαιτείται από το νόμο ο γραπτός τύπος. Σε νομικούς όρους, αυτό αναφέρεται ως γραπτός τύπος. Για την εκπλήρωση του γραπτού τύπου ή της γραπτότητας απαιτείται από το νόμο η ιδιόχειρη υπογραφή και των δύο συμβαλλομένων μερών. Στην Αυστρία ο γραπτός τύπος ρυθμίζεται στο άρθρο 886 ABGB, στη Γερμανία στο άρθρο 126 παράγραφος 1 BGB.

Ακολουθούν τα καλά νέα που εδράζονται στο νόμο: Σύμφωνα με την § 126a BGB (DE), ο απαιτούμενος από το νόμο γραπτός τύπος μπορεί να αντικατασταθεί από ηλεκτρονικό τύπο, εκτός εάν ο νόμος ορίζει διαφορετικά. Σε γενικές γραμμές, ο κανονισμός eIDAS, ο οποίος ισχύει σε όλη την Ευρώπη από το 2016, ρυθμίζει τις τεχνικές απαιτήσεις και τις απαιτήσεις περιεχομένου για τις ηλεκτρονικές υπογραφές.

Εάν απαιτείται ρητά "γραπτός τύπος", η ειδική ηλεκτρονική υπογραφή (QES) μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την υπογραφή σύμφωνα με το νόμο.

Επομένως, είναι σημαντικό να γίνει κατανοητό ότι οι όροι "γραπτή μορφή" ή "γραπτότητα", οι οποίοι τείνουν να υπονοούν χειρόγραφο και χαρτί, δεν αποκλείουν σε καμία περίπτωση τις ψηφιακές μεθόδους. Η ψηφιακή υπογραφή μπορεί να είναι 100% ισοδύναμη με τη "χειρόγραφη μορφή".

Η τελευταία διαθήκη. Σε σπάνιες περιπτώσεις, αρκεί μόνο μια "υγρή υπογραφή".

Είναι απαραίτητη η εφαρμογή ιδιόχειρης υπογραφής για τη σύναψη συμβάσεων και την υπογραφή εγγράφων μόνο εάν αυτό απαιτείται ρητά (!) από διάταξη νόμου ή από συμβατικό όρο μεταξύ των μερών.

Εκτός από ορισμένα έγγραφα του κληρονομικού δικαίου, όπως οι διαθήκες (που πρέπει να είναι ακόμη και χειρόγραφες) και ορισμένες άλλες συμβολαιογραφικές πράξεις, υπάρχουν ορισμένα εξέχοντα παραδείγματα τύπων εγγράφων, ιδίως στον τομέα των ανθρώπινων πόρων, τα οποία βάσει του νόμου μπορούν να υπογράφονται μόνο με το χέρι.

Ένα παράδειγμα είναι η καταγγελία της απασχόλησης με προειδοποίηση ή συμφωνία καταγγελίας § 623 BGB στο γερμανικό (!) δίκαιο. Καμία μορφή ηλεκτρονικής υπογραφής δεν μπορεί να αντικαταστήσει τον γραπτό τύπο σε αυτή την περίπτωση- αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι ο ηλεκτρονικός τύπος αποκλείεται ρητά από το νόμο σύμφωνα με το § 623 BGB.

Ένα σημαντικό βήμα προς τα πίσω στη γερμανική πολιτική ψηφιοποίησης αποτέλεσε πρόσφατα αντικείμενο αμφιλεγόμενης συζήτησης σε πολλά μέσα ενημέρωσης. Από το 1995, οι εργοδότες στη Γερμανία υποχρεούνται βάσει του νόμου περί ελέγχου (NachwG) να καταγράφουν εγγράφως τους σημαντικότερους συμβατικούς όρους και να τους παραδίδουν στον εργαζόμενο προς υπογραφή: Το αντίγραφο των ουσιωδών όρων εργασίας (§2 NachwG). Παρόλο που η οδηγία της ΕΕ (κανονισμός eIDAS) επιτρέπει την ηλεκτρονική διαβίβαση, στη Γερμανία δεν επιτρέπεται η παροχή αποδεικτικών στοιχείων των ουσιωδών όρων της σύμβασης σε ηλεκτρονική μορφή. Ακόμη και μια ειδική ηλεκτρονική υπογραφή δεν πληροί τις απαιτήσεις του Nachweisgesetz.

Η προσωπική μας εκτίμηση: Θα είναι μόνο θέμα χρόνου οι επιθέσεις ψηφιοποίησης, οι οποίες είναι ιδιαίτερα αναγκαίες στους ανθρώπινους πόρους, να επηρεάσουν θετικά και τη νομοθεσία και πολύ σύντομα θα προσαρμοστεί εκ νέου και ο νόμος περί αποδείξεων.

Επιπλέον, ακόμη και για αυτή την ειδική περίπτωση, υπάρχουν ήδη "λύσεις" για να περιοριστεί όσο το δυνατόν περισσότερο ο όγκος του χαρτιού και ο χρόνος που δαπανάται και να περιοριστούν στο ελάχιστο οι διαταραχές των μέσων ενημέρωσης. Αυτό λειτουργεί, για παράδειγμα, χάρη σε πρόσθετα έγγραφα που υπογράφονται αναλογικά σύμφωνα με τον νόμο, αλλά ένα ψηφιακό αντίγραφο εξακολουθεί να διαχειρίζεται και να αποθηκεύεται κεντρικά στο ψηφιακό αρχείο.

Δεν υπάρχει κανένας κίνδυνος: Υπογράψτε ψηφιακά και σύμφωνα με την απαιτούμενη τυπική απαίτηση.

Ανεξάρτητα από το αν είναι αναλογική ή ψηφιακή, η εθνική νομοθεσία ρυθμίζει καταρχήν αν και πώς μια σύμβαση υπόκειται σε τυπική απαίτηση. Μόλις αποκτήσετε μια γενική εικόνα και αποφασίσετε να ακολουθήσετε την ψηφιακή οδό εξοικονόμησης χρόνου, ο κανονισμός eIDAS (Ηλεκτρονική ταυτοποίηση, πιστοποίηση ταυτότητας και υπηρεσίες εμπιστοσύνης) τίθεται σε ισχύ σε όλα τα κράτη μέλη της ΕΕ/ΕΕ ως έγκυρο πλαίσιο. Αυτό το νομικό πλαίσιο θα πρέπει να προωθήσει τον ψηφιακό μετασχηματισμό σε ολόκληρη την Ευρώπη, να επιτρέψει επιχειρηματικές διαδικασίες χωρίς ασυνέχεια στα μέσα και να επιτρέψει ασφαλείς ηλεκτρονικές διαδικασίες μεταξύ 28 επιμέρους αγορών.

Ένα μεγάλο μέρος του eIDAS ρυθμίζει θέματα ασφαλούς ψηφιακής ταυτότητας και ασφαλούς ηλεκτρονικής υπογραφής. Έτσι, εάν, όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, η ηλεκτρονική υπογραφή δεν αποκλείεται αποφασιστικά από την εθνική νομοθεσία, οι συμβάσεις μπορούν να υπογράφονται σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές του eIDAS. Ο κανονισμός διακρίνει βασικά μεταξύ τριών τύπων ηλεκτρονικών υπογραφών: απλές, προηγμένες και αναγνωρισμένες.

Είναι σημαντικό για όλους τους επιχειρηματίες να έχουν μια καλή εικόνα των διαδικασιών σύναψης συμβάσεων στην εταιρεία, προκειμένου να αποφασίσουν ποιο πρότυπο υπογραφής είναι το κατάλληλο για ποια διαδικασία σύναψης σύμβασης.

Αναλυτικά, συνιστούμε να διαβάσετε το άρθρο μας με την επισκόπηση των προτύπων υπογραφής. Σε συνδυασμό με αυτό το άρθρο, θα είστε σε θέση να αποφασίσετε ποιες από τις συμβάσεις σας θα πρέπει να υπογράψετε με ποιο πρότυπο.

Ακολουθεί ένα συνηθισμένο παράδειγμα από την πράξη για μια μη νομικά έγκυρη υπογραφή:

Παράδειγμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Οι αποφάσεις που εκτελούνται ως κείμενο σε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο υπόκεινται σε γραπτό τύπο προκειμένου να είναι νομικά έγκυρες. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να τίθεται γραπτή υπογραφή από όλα τα μέρη της σύμβασης. Εδώ συμβαίνει συχνά να εφαρμόζονται ανεπαρκείς ψηφιακές υπογραφές. Οι ακόλουθες διαδικασίες δεν είναι νομικά έγκυρες:

• Εκτύπωση, υπογραφή, εκ νέου σάρωση, αποστολή (διακοπή του μέσου).
• Τοποθέτηση εικόνας υπογραφής στο έγγραφο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (απλή ηλεκτρονική υπογραφή)

Μόνο η ειδική ηλεκτρονική υπογραφή θα ήταν η νομικά έγκυρη μέθοδος σε αυτή την περίπτωση.

Συμπέρασμα

Παρά τις όποιες επιθέσεις ψηφιοποίησης και τις νέες μεθόδους χωρίς χαρτί, είμαστε πεπεισμένοι ότι η υπογραφή θα αποτελεί πάντα βασικό μέρος των αποφάσεων και των εγκρίσεων κάθε είδους. Κατά συνέπεια, αποτελεί προϋπόθεση, ιδίως στον επαγγελματικό τομέα, να γνωρίζουμε ότι η ασφάλεια και η συμμόρφωση είναι εγγυημένες.

Σε αυτό το σημείο γίνεται εμφανής η δύναμη των πλατφορμών ψηφιακής υπογραφής, όπως η sproof sign: Οι τεχνικά πολύπλοκες διαδικασίες διεκπεραιώνονται στο παρασκήνιο. Για την ειδική ηλεκτρονική υπογραφή, για παράδειγμα, χρειάζεται να ταυτοποιηθείτε μόνο μία φορά. Η πλατφόρμα σας καθοδηγεί κατά τη διάρκεια της 10λεπτης διαδικασίας.