Vážime si vaše súkromie!

Na našich webových stránkach používame súbory cookie, aby sme vám mohli ponúknuť čo najlepší zážitok. Kliknutím na tlačidlo "prijať a zavrieť" súhlasíte s používaním všetkých súborov cookie v súlade s našimi a . Ak nevykonáte výber, použijú sa naše predvolené nastavenia súborov cookie. Nastavenia môžete kedykoľvek zmeniť.

Digitálny podpis sa dostáva do rakúskych advokátskych kancelárií.

Dr. Fabian Knirsch
Aktualizované dňa 20.09.2022

Ľudia dôverujú právnikom. Právnici dôverujú sproof. Vďaka integrácii do ADVOKAT-u - popredného softvéru pre advokátske kancelárie v Rakúsku - a partnerstvu s tradičným vydavateľom Linde sa čoraz viac advokátskych kancelárií spolieha na výhody platformy digitálneho podpisu. Najnovšie vložila svoju dôveru do mladej salzburskej spoločnosti Binder Grösswang, jedna z veľkých rakúskych advokátskych kancelárií.

1 Binder Grösswang podpísaný digitálny

"Všetko je to o angažovanosti a dôvere v našom odvetví. Digitálny podpis v najvyššej kvalitatívnej triede sa pre nás stal bežnou formou záväzných rozhodnutí alebo ich získania v digitálnej podobe."

Dr. Christian Zwick | Partner

Binder Grösswang je už 60 rokov jednou z popredných rakúskych advokátskych kancelárií s kanceláriami vo Viedni a Innsbrucku. Viac ako 100 právnikov a objem transakcií vo výške 50 miliárd eur hovoria za všetko. Po prijatí rozhodnutia o integrácii platformy pre digitálny podpis sa po náročnej fáze hodnotenia ukázala ako favorit spoločnosť sproof.

"Je pre nás mimoriadnou cťou, že sa nám podarilo presvedčiť spoločnosť Binder Grösswang ako etablovanú, ale predovšetkým inovatívnu právnickú firmu o spoločnosti sproof a získať si jej dôveru," hovorí Dr. Fabian Knirsch, zakladateľ a technický riaditeľ spoločnosti.

Spoločnosť Binder Grösswang - najmä tím okolo Dr. Christiana Zwicka - podpisuje digitálne, keď je to právne možné. "V zásade podpisujeme vždy, keď je potrebné vymeniť pero. V Rakúsku to znamená takmer všetky dokumenty, pretože podľa občianskeho práva platí zásada slobody formy," hovorí Dr. Zwick.

V súlade s tým sa digitálny podpis používa okrem iného aj pri týchto dokumentoch:

  • plnomocenstvá
  • kúpne zmluvy
  • Zmluvy o mlčanlivosti
  • uznesenia

sproof je jedna z mála podpisových platforiem, ktorá umožňuje overovanie digitálnych podpisov priamo v nástroji.

2 presvedčivé dôvody, prečo sa právnici spoliehajú na digitálne podpisy

Právnické povolanie bolo vždy neoddeliteľnou súčasťou každej fungujúcej spoločnosti. Základom je dôvera a dobrá komunikácia medzi právnikmi a klientmi. Možno to znie trochu dogmaticky, ale právnický priemysel určite nie je priekopníkom v rozvoji digitalizácie. Je to pravdepodobne preto, že tradičné techniky a pracovné postupy, ktoré boli zavedené a osvedčené po stáročia, nechcú byť nahradené.

Avšak aj "právny priemysel" si v súčasnosti z rôznych dôvodov uvedomuje silné stránky zmysluplnej digitalizácie. Či už ide o digitálny spis namiesto preplnených archívov, alebo dokonca o experimentovanie s rôznymi digitálnymi aplikáciami "speech to text", ktoré by mohli na niektorých miestach odbremeniť sekretariát alebo ho dokonca v budúcnosti nahradiť, a to pri mnohých papierových úkonoch.

Na vzostupe je najmä jedna z možností digitalizácie, ktorá má veľký potenciál aj pre právny priemysel: digitálny podpis!

Vyhlásenia, uznesenia a zmluvy - to všetko sú dokumenty, ktoré musí podpísať jedna alebo viac osôb. Aj jeden dokument, na ktorom sa musia analogicky podpísať tri osoby, znamená celkové časové výdavky približne 45 minút: To zahŕňa tlač v troch vyhotoveniach, odosielanie dokumentov poštou alebo koordináciu spoločného stretnutia na podpis. Toto plytvanie zdrojmi je zbytočné.

V súkromnom sektore sa digitálny podpis už presadil v Rakúsku vo forme "podpisu mobilným telefónom". Túto bezplatnú štátnu službu už niekoľko rokov využíva mnoho rakúskych občanov.

Avšak "len" samotný digitálny podpis je v podnikateľskom prostredí zvyčajne nedostatočný. Chýbajú technické možnosti, nástroj alebo platforma, ktorá by dokázala zmapovať prípady použitia a "priebeh podpisu" špecifické pre dané odvetvie alebo spoločnosť. Súvisiaci spoločný "dashboard" poskytuje dobrý prehľad o dôležitých dokumentoch. To si vyžaduje centrálnu správu všetkých používateľov a správu práv a rolí. To tiež prináša veľa výhod.

V mnohých spoločnostiach bez ohľadu na veľkosť alebo odvetvie je platforma digitálneho podpisu už neoddeliteľnou súčasťou mnohých štandardných pracovných postupov. Táto právne uznávaná technológia sa už používa v právnom sektore, v daňovej oblasti, vo finančnom sektore, ale aj vo veľkých medzinárodných spoločnostiach s prísnymi smernicami v oblasti IT a vo verejnom sektore.

3 Namiesto atramentu a papiera: kryptografické šifrovanie a digitálny doklad totožnosti.

Digitálny podpis je nevyhnutným stavebným prvkom digitálnej transformácie. Napriek tomu mnohí pochybujú, či je digitálny podpis právne platný, a teda v súlade s právnymi predpismi. Digitálne podpisy a ich záväznosť sú však v Európskej únii presne definované a regulované. V roku 2006 boli nariadením eIDAS (EÚ) č. 910/2014 (Elektronická identifikácia a autentifikačné služby) stanovené predpisy pre Európu týkajúce sa najvyššej úrovne bezpečnosti a súladu digitálnych podpisov. Nariadenie upravuje právne uznávanie elektronického preukazovania totožnosti a autentifikačných služieb, a tým výrazne posilňuje dôveru v elektronickú komunikáciu medzi spoločnosťami a občanmi a uľahčuje cezhraničné služby a obchodné procesy všetkého druhu.

V nariadení eIDAS sú presne vymedzené tri štandardy digitálneho podpisu z hľadiska právnej platnosti: jednoduchý, zdokonalený a kvalifikovaný.

Tieto podpisy vyzerajú navonok takmer rovnako, ale status podpisu a jeho záväznosť sa veľmi líšia. Iba "kvalifikovaný elektronický podpis", známy aj ako QES, je právne porovnateľný s podpisom (pozri § 4 ods. 1 rakúskeho zákona o podpise a dôveryhodných službách.

AES a QES umožňujú bezpečné digitálne podpisovanie.

Kvôli najvyššej miere dodržiavania predpisov a bezpečnosti prichádza pre mnohé advokátske kancelárie do úvahy len kvalifikovaný elektronický podpis. Digitálny podpis, ktorý je rovnocenný s konvenčným podpisom na papieri.

Ako však vzniká vysoká úroveň bezpečnosti z technického hľadiska? V čom spočíva vysoká dôkazná hodnota kvalifikovaného elektronického podpisu?

4 Kvalifikovaný podpis: žiadna záhada

Aj keď sa príslušné odborné médiá vždy snažia kvalifikovaný elektronický podpis predstaviť v čo najzložitejšom a najtechnickejšom svetle, my v spoločnosti sproof sme si dali za úlohu odhaliť túto údajnú "záhadu" - v skratke.

Rovnako ako pri mnohých iných elektronických právnych alebo bankových transakciách musíte byť schopní so 100 % istotou preukázať svoju vlastnú identitu. To sa najprv uskutoční prostredníctvom krátkeho (cca 10 minút trvajúceho videoidentifikačného postupu), v ktorom vaše osobné údaje a tiež biometrické údaje preverí štátom schválená služba (Trust Service Provider).

Potom budete môcť pomocou aplikácie v mobilnom telefóne dodatočne overiť každý digitálny podpis, ktorý urobíte. Okrem vašej e-mailovej adresy, ktorú aj tak potrebujete na podpisovanie a získavanie podpisov, je tak váš mobilný telefón vaším druhým bezpečnostným faktorom.

Samotné podpísané dokumenty sú digitálne zašifrované pomocou kryptografických metód. Dokument môžu upravovať alebo len podpisovať iba vlastníci dokumentu alebo tí, ktorí boli k podpisu prizvaní. Každý dokument je v každom okamihu vybavený jedinečným kryptografickým kľúčom, ktorý nemôže vidieť žiadny človek ani počítač. Platnosť a dôkazná hodnota dokumentu je tiež nezávislá od použitej podpisovej platformy, pretože kryptografický kľúč (alebo "hash hodnota") je vtlačený do samotného pdf. súboru. V dôsledku toho je bezpredmetné aj akékoľvek vytlačenie a fyzické uloženie dokumentu, pretože vysledovateľnosť zaniká vytlačením dokumentu.

Na overenie platnosti elektronického podpisu a zhody, ako je opísané vyššie, možno podpísaný (digitálny!) dokument overiť pomocou národných služieb overovania podpisov, napr. prostredníctvom komunikačného úradu Rakúska: rtr.at Platformy ako sproof ako samotná platforma ponúkajú integrovanú službu overovania.

Stručne povedané: kvalifikovaný digitálny podpis je 100 % odolný voči falšovaniu a právne platný. Vlastnoručný podpis je tiež 100 % právne platný, ale nikdy nie je 100 % odolný voči falšovaniu.

5 Začiatok používania kvalifikovaného digitálneho podpisu nie je náročný

Digitálne podpisy sú technicky náročné a z pohľadu výrobcu si vyžadujú osobitnú mieru zodpovednosti - veď podpisy vytvorené pomocou nich ponúkajú najvyšší stupeň záväznosti. Široké spektrum používateľov, od právnikov cez sekretárky až po klientov, však s nimi musí vedieť pracovať jednoducho, rýchlo a intuitívne.

Technická zložitosť je v programe sproof úplne skrytá a je vytvorený jednoduchý a nízkoprahový prístup. Philipp Gernerth je v spoločnosti sproof zodpovedný za UI a UX (User Interface and User Experience).

"Vyvíjame moderný, technicky vysoko sofistikovaný produkt, ktorý ponúka najvyššie záruky bezpečnosti a záväzkov. Napriek tomu musí byť jeho používanie čo najjednoduchšie a intuitívne. Inak sa minieme cieľu," vysvetľuje Philipp Gernerth, ktorý je v spoločnosti sproof zodpovedný za UX (používateľský zážitok) a UI (použiteľnosť).

Dr. Christian Zwick (Binder Grösswang) a Philipp Gernerth (sproof) na stretnutí vo Viedni v novo navrhnutom sídle v 1. viedenskom obvode. Inovatívna advokátska kancelária sa vyznačuje otvorenosťou voči mladým spoločnostiam. Výmena názorov o prípadoch využitia digitálnych podpisov v právnom odvetví je výhodná pre obe strany.

(Binder Grösswang, Viedeň 2022)

Z pohľadu používateľa teda kvalifikovaný elektronický podpis znamená v podstate nasledovné:

  • Máte k dispozícii dokument, ktorý chcete podpísať a ktorý je k dispozícii vo formáte Word alebo PDF. Tento dokument načítate do podpisového softvéru, aby ste ho mohli podpísať. Podpisový softvér nájdete na adrese sign.sproof.io . Môžete začať kedykoľvek bezplatne.

  • Kvalifikovaný elektronický podpis vyžaduje jednorazovú identifikáciu. To znamená, že sa musíte identifikovať v krátkom videohovore ("Video-Ident-Procedure") a ukázať tam svoj (platný) cestovný pas alebo občiansky preukaz. Táto identifikácia je potrebná len raz a potom platí päť rokov alebo (ak nastane skôr) do skončenia platnosti vášho dokladu totožnosti.

  • V rámci procesu identifikácie si do mobilného telefónu nainštalujete aplikáciu, prípadne - ak si aplikáciu nemôžete alebo nechcete nainštalovať - neskôr dostanete jednorazový kód prostredníctvom SMS.

  • Ak chcete podpísať dokument, vyberiete pozíciu digitálneho podpisu a prípadne nahráte obrázok vlastnoručného podpisu. Teraz autorizujete podpis v mobilnom telefóne prostredníctvom aplikácie alebo zadáte jednorazový kód prijatý prostredníctvom SMS. Obrázok vášho podpisu tu nemá žiadny právny význam, ale umožňuje bežné a známe zobrazenie podpisu. Právne záväzný podpis sa aplikuje "neviditeľne" na pozadí v čisto digitálnej podobe. Dokument je teraz digitálne podpísaný právne platným spôsobom. Pomocou funkcie sproof sa dokument zároveň prevádza do formátu PDF/A, ktorý bežne používajú a vyžadujú advokáti. Vy, vaši klienti alebo súd môžete kedykoľvek skontrolovať zhodu dokumentu a elektronického podpisu, napr. v štátnej skúšobni RTR.

6 Citlivé údaje v bezpečných rukách

Pri používaní služieb digitálneho podpisu zohráva ochrana údajov mimoriadne dôležitú úlohu. Je to dôležité najmä v prípade tzv. cloudového softvéru (t. j. softvéru, ktorý nie je potrebné inštalovať, ale možno ho používať priamo prostredníctvom webového prehliadača a internetu). Výhodou je okamžitá pripravenosť na použitie bez potreby vlastného hardvéru alebo IT projektu. Okrem toho je možné k softvéru pristupovať odkiaľkoľvek, dokonca aj z mobilu. Prenos údajov je vždy šifrovaný pomocou najnovšej technológie a na najvyššej úrovni zabezpečenia.

"Cloud je funkčný od prvého dňa. Všetko je obsluhované spoločnosťou sproof, je v súlade s európskou ochranou údajov, a preto je ideálny aj pre nás právnikov."

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang

Pokiaľ ide o ochranu údajov, na jednej strane je potrebné splniť právne požiadavky v zmysle GDPR a na druhej strane je potrebné zabezpečiť najvyššiu úroveň bezpečnosti z hľadiska IT bezpečnosti. Poskytovateľ podpisového softvéru sproof zaručuje oboje tým, že údaje ukladá a spracúva výlučne v dátových centrách v Európskej únii a vyhýba sa akýmkoľvek odkazom na USA. Koncepcia vymazávania, ktorá je neoddeliteľnou súčasťou riešenia, a zmluva o spracovaní údajov o objednávke založená na vzore EÚ tiež zaručujú najvyššiu úroveň ochrany údajov z právneho hľadiska.

Záver

Výhody digitálneho podpisu sú zrejmé: je rýchly, jednoduchý a predovšetkým 100 % bezpečný. Uvedomuje si to čoraz viac právnikov, ktorí digitálny podpis využívajú pri svojej práci. Ide o jasný trend, ktorý bude pokračovať aj v nasledujúcich rokoch.

Spoločnosť sproof sign je v súčasnosti najlepšie hodnoteným poskytovateľom elektronického podpisu na nezávislej hodnotiacej platforme OMR Reviews a získala aj certifikát "ESG SCORE" od spoločnosti CRIF GmbH : A" za udržateľnosť.