Prețuim intimitatea dumneavoastră!

Utilizăm module cookie pe site-ul nostru web pentru a vă oferi cea mai bună experiență. Făcând clic pe "Accept & Close", sunteți de acord cu utilizarea tuturor modulelor cookie în conformitate cu noastră și noastră . Dacă nu faceți o selecție, se vor aplica setările noastre implicite pentru modulele cookie. Puteți modifica setările dvs. în orice moment.

Contracte digitale, angajament real: FSJ și calea către o administrație fără hârtie

Philipp Gernerth
Actualizat pe 12.09.2024

Asociația pentru promovarea serviciilor sociale voluntare organizează Anul social voluntar (FSJ) în Austria de mai bine de 56 de ani. Asociația noastră face acest lucru pentru a oferi tinerilor adulți o perspectivă asupra sectorului social, însoțiți de angajați FSJ care au la inimă bunăstarea participanților la FSJ. Asociația non-profit cooperează cu numeroase organizații sociale mari, cum ar fi Caritas, Lebenshilfe și clinici regionale, precum și cu multe instituții mai mici, cum ar fi grupurile private pentru copii.

Participanții FSJ lucrează 34 de ore pe săptămână într-o instituție socială din Austria, dobândind experiență, orientare profesională și dezvoltare personală. Asociația asigură condiții favorabile și echitabile în instituțiile sociale, cu întâlniri obligatorii de mentorat și reflecție pentru asigurarea calității. În funcție de domeniul de activitate și de locație, sunt implicate diferite activități. Scopul principal al fiecărui stagiu FSJ este de a sprijini echipa respectivă și clienții îngrijiți.

Portret

**Numele organizației:**Asociația pentru Promovarea Serviciilor Sociale Voluntare - Anul Social Voluntar

**Scurtă descriere a proiectului:**Digitalizarea proceselor de semnare pentru a reduce semnificativ munca administrativă și a optimiza procesarea contractelor.

De ce sproof sign:"A fost important pentru noi să găsim o soluție care să fie practică și accesibilă. Protecția datelor a trebuit să fie respectată. Instrumentul utilizat pentru procesarea semnăturii trebuia să fie competent, de încredere, profesionist și, mai presus de toate, să "asculte" nevoile noastre. Am găsit toate acestea cu sproof."

MMag. Elisabeth Marcus, director general al Asociației Anul social voluntar

Cum a apărut decizia de a introduce semnătura digitală?

Când am preluat funcția de director general în urmă cu trei ani, asociația, care exista de peste 50 de ani, era încă la început în ceea ce privește digitalizarea. Până atunci, toate contractele cu instituțiile sociale și cu participanții la FSJ erau create folosind scrisori tipărite, tipărite, semnate, ștampilate, puse într-un plic și trimise la poștă. Și semnate și returnate prin poștă. Dacă era necesară o schimbare, totul începea de la capăt. Acest lucru era încă fezabil cu un număr mai mic de participanți, dar cu cât mai mulți tineri adulți făceau un FSJ, cu atât mai imposibilă devenea întreprinderea. Ca să nu mai vorbim de probabilitatea erorilor în diferitele liste Excel. Aceasta însemna că trebuiau găsite soluții digitalizate pentru secolul XXI.

Primul pas a fost să găsim o companie IT care să poată digitaliza toate procesele noastre. Acest lucru a însemnat că nu mai puteam primi cereri ca atașament într-un e-mail (ale căror informații trebuiau apoi introduse în liste Excel), așa cum era normal și necesar până atunci, ci prin intermediul unui instrument de înregistrare. Datele puteau fi apoi utilizate direct pentru a crea automat contractele necesare după confirmarea unui plasament FSJ. Aceasta însemna că crearea contractelor era completă, dar opțiunea de semnare digitală lipsea încă. După câteva cercetări și, mai presus de toate, datorită unei recomandări din partea unui prieten, am dat în cele din urmă peste sproof.

Cât de importantă este transformarea digitală pentru FSJ?

Importanța transformării digitale pentru FSJ nu poate fi supraestimată. Un an FSJ începe întotdeauna în toamnă. Aceasta înseamnă că vara este perioada de vârf pentru plasamente și, de asemenea, perioada de vârf pentru contracte. Pentru fiecare persoană plasată sunt necesare două contracte cu asociația noastră: Cu instituția socială și cu participantul FSJ. Noi trebuie să semnăm aceste contracte și, desigur, și cealaltă parte. sproof ne-a oferit și continuă să ne ofere soluția ideală! Anul acesta ne așteptăm la aproximativ 700 de repartizări FSJ și, prin urmare, la aproximativ 1400 de contracte care trebuie semnate.

Ce criterii au fost decisive pentru dvs. atunci când ați căutat furnizorul de semnături electronice potrivit?

A fost important pentru noi să găsim o soluție care să fie practică și accesibilă. Protecția datelor a trebuit să fie respectată. Instrumentul utilizat pentru procesarea semnăturii trebuia să fie competent, de încredere, profesionist și, mai presus de toate, să "asculte" nevoile noastre. Am găsit toate acestea cu sproof.

Pentru ce aplicații este utilizată semnătura digitală?

Pentru semnăturile acordurilor noastre FSJ cu instituțiile sociale și cu participanții la FSJ și, de asemenea, pentru contractele cu organismele de finanțare, contractele de servicii etc. Pur și simplu pentru toate documentele care necesită o semnătură validă oficial. Astfel, sproof nu ne ajută doar cu contractele legate de misiunile FSJ, ci și cu documentele care trebuie semnate de președintele și directorul general al asociației, deoarece nu ne vedem prea des - ceea ce face dificilă semnarea de mână -, ci suntem în principal în contact prin e-mail și telefon.

De când avem sproof, care ne permite să semnăm prin intermediul ID-Austria, nu mai este nevoie de întâlniri, care erau în principal legate de obținerea unei semnături pentru un document important. De asemenea, sărbătorim soluția fără hârtie. Aceasta ne permite să economisim resurse valoroase. Astăzi, nu tipărim aproape nimic.

Până atunci, toate contractele cu instituțiile sociale și participanții la FSJ erau create folosind o scrisoare tipărită, printată, semnată, ștampilată, pusă într-un plic și trimisă la oficiul poștal. Și semnate și returnate prin poștă. Dacă era necesară o schimbare, totul începea de la capăt. Acest lucru era încă fezabil cu un număr mai mic de participanți, dar cu cât mai mulți tineri adulți făceau un FSJ, cu atât mai imposibilă devenea întreprinderea.

MMag. Elisabeth Marcus
Director general al Asociației Anul social voluntar

Cum a funcționat integrarea în cloud?

Compania IT care a făcut digitalizarea pentru noi și sproof s-a ocupat direct de acest lucru. De la specialist la specialist, ca să spun așa. Acest lucru a fost ideal pentru noi ca și client.

Ce cerințe de securitate, conformitate și protecție a datelor are o organizație precum FSJ?

Desigur, avem standarde extrem de ridicate. Problema protecției și securității datelor a fost una dintre primele pe care ne-am pus-o când am descoperit sproof.

Ce vă place în mod deosebit la sproof sign?

Toți angajații sproof sunt incredibil de competenți, prietenoși, profesioniști și se străduiesc întotdeauna să găsească cea mai bună soluție pentru noi. Sunt prezenți și disponibili pentru întrebări și probleme și fac tot posibilul pentru a se asigura că noi, în calitate de client, obținem rezultatul de care avem nevoie și pe care ni-l dorim. sproof este cel mai bun lucru care ni s-ar fi putut întâmpla, alături de marea companie IT cu care am abordat digitalizarea.

Folosiți fluxuri de lucru cu semnături pentru cazul dumneavoastră de utilizare?

Da, în special atunci când semnez digital documente cu președinta noastră, este utilizat fluxul de semnături. Dar și pentru contractele cu posturi de voluntari și participanți la FSJ. Prin trecerea de la semnăturile manuale pe contractele trimise prin poștă la semnăturile digitale prin e-mail, am asigurat digitalizarea și în cele peste 700 de instituții sociale, deoarece conducerea instituțiilor sociale a trebuit să se ocupe apoi și de semnătura digitală.

Suntem acum în al treilea an de utilizare și funcționează minunat peste tot. sproof este văzut ca un partener de încredere și fără complicații. De altfel, desenul digital nu a fost niciodată o provocare pentru participanții la FSJ. Tinerii adulți au făcut-o în cel mai scurt timp cu telefoanele lor mobile, ca și cum nu ar fi făcut-o niciodată în alt mod. Acest lucru vorbește, de asemenea, despre utilizabilitatea ușoară și ușor de înțeles a sproof. Dorim să spunem un mare MULTUMESC pentru cooperarea extraordinară!!!

De ce sproof sign?Cea mai înaltă securitate și conformitate, împreună cu o funcționalitate "all-in-one", fac din sproof sign alternativa europeană de top pe piața platformelor de semnătură electronică. Dezvoltată și găzduită 100% în Europa.
sproof sign este în prezent cel mai bine cotat furnizor de semnături electronice pe platforma independentă de recenzii OMR Reviews și a fost, de asemenea, certificat de CRIF GmbH cu "ESG SCORE: A" pentru sustenabilitate.