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Wie KURZZEiTmiete ihre Customer Journey mit sproof sign optimiert

Vanessa Frühbeiss
Aktualisiert am 10.07.2024

KURZZEiTmiete erleichtert seit über 12 Jahren die Vermietung und Anmietung von möblierten Wohnungen auf Zeit in Österreich. Ihr Gründer und Geschäftsführer, Simon Siller, hat die Plattform geschaffen, um Mieter:innen und Vermieter:innen zusammenzubringen und den Prozess des Wohnungswechsels zu vereinfachen. Das Konzept des "Wohnens auf Zeit" bietet eine flexible Lösung für Personen, die vorübergehend mit einer Mindestlaufzeit von einem Monat eine Unterkunft benötigen, sei es für berufliche Zwecke, persönliche Umstände oder temporäre Aufenthalte.

Mieter:innen können die angebotenen Wohnungen online auf der Plattform erkunden, ohne vor Ort sein zu müssen. Für Vermieter:innen bietet KURZZEiTmiete verschiedene Servicepakete an, um die Vermietung ihrer Wohnungen zu erleichtern und von rechtlicher Sicherheit sowie umfangreichen Serviceleistungen zu profitieren. Mit ihrem Motto "Einziehen und Wohlfühlen" strebt KURZZEiTmiete danach, den gesamten Prozess der Wohnraumsuche und -vermietung so stressfrei und angenehm wie möglich zu gestalten. Ihre Mission ist es, Mieter:innen und Vermieter:innen gleichermaßen eine einfache und zuverlässige Plattform zu bieten, um temporäre Unterkünfte zu finden oder anzubieten.

Portrait

Unternehmensname:
KURZZEiTmiete

Kurzbeschreibung des Projekts:
Die Vereinfachung und Beschleunigung des gesamten Vertragsunterzeichnungsprozesses.

Warum sproof sign:
Die Kombination aus Effizienz, tollem Support und einfacher Handhabung macht sproof sign zu einer idealen Lösung für digitale Signaturen. Durch die nahtlose Integration der digitalen Signatur war es uns möglich, den gesamten Prozess der Vertragsunterzeichnung zu vereinfachen und zu beschleunigen, was die Customer Experience erheblich verbessert hat.

Simon Siller, Gründer und Geschäftsführer

Wie kam es zur Entscheidung, die digitale Signatur einzuführen

Die Entscheidung, die digitale Signatur einzuführen, war das Ergebnis einer langen Überlegung und eines kontinuierlichen Entwicklungsprozesses. Bereits seit mehreren Jahren beschäftigten wir uns mit dem Thema der Digitalisierung und Optimierung unserer Prozesse. Als wir auf sproof stießen, eine regionale Lösung aus Salzburg, sahen wir die Möglichkeit, unsere Customer Journey zu perfektionieren und unseren Kunden eine nahtlose Erfahrung zu bieten. Eine Umfrage unserer Kunden bestätigte zudem das Interesse an digitalen Signaturen, was den Ausschlag für die Umsetzung gab. Ohne den Einsatz der digitalen Signatur würde der Kunde nämlich nach dem Abschluss in einen manuellen Prozess geschickt werden, indem er den Mietvertrag ausdrucken, ihn unterschreiben, einscannen und dann an den Mieter weiterleiten muss.

Welche Kriterien waren für Sie bei der Suche des richtigen E–Signaturanbieters entscheidend?

Bei der Auswahl des E-Signaturanbieters waren für uns vor allem Aspekte wie Datenschutz, regionale Nähe und technische Umsetzbarkeit entscheidend. Da wir großen Wert auf den persönlichen Kontakt zu unseren Partnern legen und auch aus datenschutzrechtlichen Gründen eine regionale Lösung bevorzugen, war sproof für uns die ideale Wahl. Zudem überzeugte uns die Professionalität und Kompetenz des Teams sowie die Möglichkeit einer einfachen Integration in unsere bestehende Plattform.

Für welche Anwendungsfälle kommt die digitale Signatur zum Einsatz?

Die digitale Signatur wird bei KURZZEiTmiete vor allem für die Unterzeichnung von Mietverträgen zwischen Mietern und Vermietern eingesetzt. Dazu zählen in 1. Linie die Vermietung von Unterkünften für berufliche Wohnortwechsel aber auch kurzfristige Unterkünfte für getrennte Ehepartner oder andere temporäre Wohnbedürfnisse.

Ein Paradebeispiel sind die Wiener Philharmoniker, die während der berühmten Salzburger Festspiele für ein bis zwei Monate eine Unterkunft benötigen. Daraus entstand auch unsere Geschäftsidee. Mittlerweile ist KURZZEiTmiete aber wesentlich mehr und größer, als noch vor zwölf Jahren.

Bei den meisten Use-Cases stellt der Vermieter seine Unterkunft selbstständig auf unserer Webseite ein, inklusive, Text, Bilder, Videos etc. Dann kommt der Mieter verbildlicht auf der anderen Seite dazu und fragt die Unterkunft an. Von unserer Seite wird das Ganze dann abgeschlossen, inklusive Mietvertrag, der automatisch erstellt wird, Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung. Der Prozess des signierens selbst läuft wie folgt ab: zuerst wird ein Mietvertrag zwischen Mieter und Vermieter erstellt, der alle erforderlichen Daten enthält. Dieser Vertrag wird dann angepasst an die Sprache des Users und als PDF-Dokument bei sproof sign hochgeladen, welches uns das digitale Signieren ermöglicht. Die Software sendet dann eine Benachrichtigung an den Mieter, der aufgefordert wird, den Mietvertrag digital zu unterzeichnen. Das kann sowohl per E-Mail als auch direkt über die abgeschlossene Reservierung passieren. Sobald der Mieter den Vertrag unterschrieben hat, erhält der Vermieter eine E-Mail-Benachrichtigung, in der er ebenfalls zur Unterschrift aufgefordert wird. Sobald auch er unterzeichnet hat, wird an beide Parteien der digital unterfertigte Mietvertrag als Anhang geschickt und zusätzlich signiert in der Detailansicht der Reservierung im Mieter- bzw. Vermieteraccount hinterlegt. Danach ist unser Teil getan und Mieter und Vermieter müssen sich nur noch in Kontakt setzen um die Schlüsselübergabe zu klären. sproof ist in diesem Fall unsichtbar, da wir die E-Mails, die mit der Schnittstelle verknüpft sind, selber kreiert haben.

"Diese nahtlose User Experience trägt wesentlich dazu bei, die Zufriedenheit unserer Kunden zu steigern und den gesamten Prozess effizienter zu gestalten."

Simon Siller
Gründer und Geschäftsführer

Wie hat die Integration der Cloud funktioniert?

Die Integration der Cloud in unser Unternehmen verlief reibungslos. Da wir aber in einer Branche tätig sind, die sehr spezifische Anforderungen hat, war es wichtig, eine Signaturlösung zu finden, die diese Anforderungen erfüllen konnte. Sproof konnte das und durch die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Programmierer konnten wir die Schnittstellendokumentation von sproof nutzen und sie an unsere individuellen Bedürfnisse anpassen. Besondere Anforderungen wie Fallback-Szenarien für den Fall, dass unser Server nicht erreichbar ist, mussten beispielsweise berücksichtigt werden. Unser Programmierer implementierte diese Lösungen, um sicherzustellen, dass unser Unterzeichnungsprozess reibungslos funktioniert und den spezifischen Bedürfnissen unserer Kunden gerecht wird. Dank der Expertise von sproof und der Flexibilität unseres Teams konnten wir die Cloud-Integration erfolgreich abschließen und unsere Arbeitsabläufe optimieren.

Welche Standards bezüglich Datensicherheit & Konformität muss eine Softwarelösung in Ihrem Unternehmen erfüllen?

In unserem Unternehmen legen wir Wert auf Datensicherheit und Konformität mit geltenden Datenschutzbestimmungen. Daher musste die gewählte Softwarelösung auch diese Anforderungen erfüllen, insbesondere im Hinblick auf die Speicherung und Übertragung sensibler Kundendaten. sproof sign konnte diese Anforderungen vollständig erfüllen. Zudem bot sproof eine transparente und vertrauenswürdige Lösung aus der Region, was unsere Sicherheitsbedenken weiter minderte und einen klaren pluspunkt darstellen.

Was gefällt Ihnen an sproof sign besonders?

Ich schätze an sproof sign vor allem die Benutzerfreundlichkeit, die es unseren Kunden ermöglicht, den Unterzeichnungsprozess schnell und unkompliziert durchzuführen. Die intuitive Benutzeroberfläche von sproof sign macht es unseren Mietern und Vermietern leicht, Dokumente digital zu unterzeichnen, ohne dass sie komplexe Schulungen benötigen. Diese nahtlose User Experience trägt wesentlich dazu bei, die Zufriedenheit unserer Kunden zu steigern und den gesamten Prozess effizienter zu gestalten. Darüber hinaus schätzen wir die Zuverlässigkeit und Sicherheit, die sproof sign bietet, was für uns in der Immobilienbranche von entscheidender Bedeutung ist.

Warum sproof sign?Höchste Sicherheit und Konformität gepaart mit einer "All-in-One"-Funktionalität machen sproof sign zur besten europäischen Alternative auf dem Markt der E-Signatur-Plattform. 100% in Europa entwickelt und gehostet.
sproof sign ist derzeit der am besten bewertete E-Signatur-Anbieter auf der unabhängigen Bewertungsplattform OMR Reviews und wurde außerdem von der CRIF GmbH mit dem 'ESG SCORE: A' für Nachhaltigkeit ausgezeichnet.