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Datenschutz

Zuletzt geändert 24.September 2022

Datenschutzerklärung

Letzter Stand: 24.09.2022

1. Einleitung

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Folglich behandeln wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz, rechtmäßigen Umgang und zur Geheimhaltung personenbezogener Daten, insbesondere gemäß dem Datenschutzgesetz (im Folgenden „DSG“) und der Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden „DSGVO“). Aus den nachfolgenden Informationen können Sie entnehmen, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie unsere Website ( www.sproof.io ) (im Folgenden „Website“) nutzen.
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website sproof.io. Die Webanwendung sign.sproof.io ist technisch getrennt und es erfolgt kein automatisierter Datenaustausch zwischen den Seiten.

2. Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen

Die sproof GmbH (nachfolgend „sproof“) ist für die Datenverarbeitungen verantwortlich.

sproof GmbH
Schlossallee 7/1
A-5412 Puch bei Hallein
privacy@sproof.io

3. Datenverarbeitungen

Bei der Bereitstellung unserer Services, insbesondere unserer Website und der auf unserer Website zur Verfügung gestellten Angebote, verarbeiten wir personenbezogene Daten von Nutzern unserer Website sowie von Nutzern, die unser Online-Angebot nutzen. Nachfolgend sind die konkreten Datenverarbeitungen dargestellt:

3.1. Datenverarbeitung Websitenutzung

Folgende personenbezogene Daten werden beim Besuch unserer Website automatisch verarbeitet:
· Protokolldaten;
· IP-Adresse;
· Typ und Version Ihres Web-Browsers;
· Daten zu Ihrem Endgerät (Device-ID);
· Datum und Uhrzeit des Aufrufs unserer Website bzw der Sub-Seiten;
· Website, von der Sie auf unsere Website gelangen (Referrer URL).
Die Verarbeitung dient dazu, Ihnen die Angebote auf unserer Website zur Verfügung zu stellen, die Sicherheit für die eingesetzte IT-Infrastruktur zu gewährleisten, Marketing und Analysen für Werbezwecke durchzuführen sowie eine informatorische Nutzung unserer Website zu ermöglichen.
Die Protokolldaten werden grundsätzlich für 30 Tage gespeichert. Bei einem sicherheitsrelevanten Ereignis werden die Daten bis zur Aufklärung des Ereignisses gespeichert.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist unser berechtigtes Interesse gemäß Artikel 6 Abs 1 lit f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, unsere Website benutzerfreundlich zu gestalten und stetig zu verbessern, Ihnen die aufgerufenen Inhalte bereitzustellen, die Sicherheit unserer IT-Infrastruktur zu gewährleisten (insbesondere zwecks Abwehr von Angriffen, Feststellung, Beseitigung und Dokumentation von Störungen) sowie die erteilten Cookie-Einwilligungen zu verwalten.
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist nicht verpflichtend; ohne die Bereitstellung ist es für uns allerdings nicht möglich, Ihnen die aufgerufenen Inhalte zur Verfügung zu stellen.
Näheres zu den Cookies finden Sie unter Punkt 3.6.

3.2. Datenverarbeitung Kontaktanfrage

Es besteht die Möglichkeit, direkt per E-Mail mit uns in Kontakt zu treten. Bei dieser Form der Kontaktaufnahme verarbeiten wir nur jene Daten, die Sie uns im E-Mail zur Verfügung stellen. Sollten Sie mit uns über unser Kontaktformular in Kontakt treten, können Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse sowie weitere personenbezogene Daten (abhängig von Ihren Eingaben) angeben. Die Daten werden an unseren IT-Dienstleister (Atlassian. Pty Ltd, Level 6, 341 George Street, Sydney NSW 2000, Australien), der seinen Sitz in einem Drittland hat, weitergegeben.
Grundlage der Datenverarbeitung mit Atlassian sind sog. Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses – SCC) gemäß Art 46 Abs 2 und 3 DSGVO, welche auf einem Durchführungsbeschluss der EU-Kommission beruhen. Nähere Informationen zu den von Atlassian verwendeten SCC finden sich unter: https://community.atlassian.com/t5/Trust-Security-articles/New-Atlassian-Standard-Contractual-Clauses-SCC/ba-p/1846231 .
Die Verarbeitung dient dazu, es Ihnen zu ermöglichen, mit uns direkt über unsere Website oder per E-Mail in Kontakt zu treten. Wir verarbeiten die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten nur zur weiteren Kommunikation mit Ihnen. Die personenbezogenen Daten werden nicht anderweitig verarbeitet.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist unser berechtigtes Interesse gemäß Artikel 6 Abs 1 lit f DSGVO sowie die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Artikel 6 Abs 1 lit b DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, unsere Website benutzerfreundlich zu gestalten, es Ihnen zu ermöglichen, einfach und transparent mit uns in Kontakt zu treten, und die Beantwortung Ihrer Anliegen zu gewährleisten.

3.3. Datenverarbeitung Bewerbermanagement

Folgende personenbezogene Daten werden durch uns verarbeitet, wenn Sie sich bei uns bewerben:
· Namensdaten;
· Adressdaten;
· Kontaktdaten;
· weitere Bewerberdaten.
Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter.
Die Datenverarbeitung dient der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und der Anmeldung bei den zuständigen Behörden, wenn es zu einer Einstellung kommt.
Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich für die Dauer von 6 Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens durch uns verarbeitet. Eine Verarbeitung darüber hinaus wird nur durchgeführt, wenn Sie der Evidenzhaltung zustimmen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Erfüllung von vorvertraglichen Maßnahmen gemäß Artikel 6 Abs 1 lit b DSGVO sowie die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Artikel 6 Abs 1 lit c DSGVO. Bei der Evidenzhaltung basiert die Verarbeitung auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs 1 lit a DSGVO.
Sie können Ihre Einwilligung zur Evidenzhaltung jederzeit per E-Mail an privacy@sproof.io widerrufen. Die uns von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten werden bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung von uns verarbeitet. Nach erfolgtem Widerruf werden diese Daten von uns unwiderruflich gelöscht. Wir weisen allerdings darauf hin, dass alle bis zum Widerruf vorgenommenen Verarbeitungen weiterhin rechtmäßig bleiben.
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist nötig, um die Bewerbung zu bearbeiten.

3.4. Datenverarbeitung Newsletter

Folgende personenbezogene Daten werden zum Zweck der regelmäßigen elektronischen Versendung von Newslettern durch uns verarbeitet:
· Namensdaten;
· E-Mail-Adresse.
Die Daten werden an unseren IT-Dienstleister (Auftragsverarbeiter), der seinen Sitz in EU hat, weitergegeben.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs 1 lit a DSGVO. Wir verwenden für unsere Newsletter-Anmeldung ein Double-Opt-In Verfahren. Sie geben auf unserer Website Ihren Namen und die E-Mail-Adresse ein und bekommen ein Bestätigungs-E-Mail, um die Anmeldung nochmals zu bestätigen. Dies soll verhindern, dass ein unberechtigter Dritter Ihre E-Mail-Adresse missbraucht.
Sie können jederzeit Ihr Newsletter-Abonnement per E-Mail an privacy@sproof.io beenden. Die Abmeldung des Newsletter-Abonnements ist auch in jedem Newsletter durch Klicken auf den enthaltenen Link möglich. Die uns von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten werden bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung von uns verarbeitet. Nach erfolgtem Widerruf werden diese Daten von uns unwiderruflich gelöscht. Wir weisen allerdings darauf hin, dass alle bis zum Widerruf vorgenommenen Verarbeitungen weiterhin rechtmäßig bleiben.
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist nicht verpflichtend; ohne die Bereitstellung ist es aber für uns nicht möglich, Ihnen einen Newsletter zukommen zu lassen.

3.5. Datenverarbeitung Social Media Plugins

Wir haben auf unserer Website weder Social Media Plugins noch Social Media Buttons integriert.

3.6. Datenverarbeitung Hubspot

Wir verwenden HubSpot für die Vereinbarung von Terminen und das Management von Kontakten.
Dienstleister ist HubSpot (HubSpot Inc. 25 First Street, 2nd Floor Cambridge, MA 02141, USA). Bei Buchung eines Termins wird eine Seite geladen (iframe), um Ihnen die Terminbuchung direkt über unsere Website zu ermöglichen. Folgende personenbezogene Daten werden durch uns verarbeitet, wenn Sie einen Termin buchen:
· Namensdaten;
· Email-Adresse;
· Telefonnummer;
· Branche;
· Jobtitel.
Bei einer Terminbuchung erzeugen wir einen Kalendereintrag mit Link zur Teilnahme an einer Videokonferenz über Google Meet. Dafür geben wir Ihre Email-Adresse an Google weiter.
Diesbezüglich sei festgehalten, dass nach der Judikatur des EuGH zu AZ C-311/18 („Schrems II“-Urteil) die USA derzeit kein ausreichende Schutzniveau für eine Datenübermittlung aus der EU in die USA biete. Grundlage der Datenverarbeitung mit HubSpot sind sog. Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses – SCC) gemäß Art 46 Abs 2 und 3 DSGVO, welche auf einem Durchführungsbeschluss der EU-Kommission beruhen. Weitere Informationen über die Verwendung der Daten durch Google finden Sie unter: https://legal.hubspot.com/privacy-policy?_ga=2.246313924.1798933582.1663080044-955986017.1663080043

3.7. Datenverarbeitung Cookies

Wir setzen auf unserer Website zur Bereitstellung unserer Services Cookies ein. Cookies sind kleine Textdateien mit Informationen, die beim Besuch unserer Website auf Ihrem Endgerät abgelegt werden.
Zur besseren Nutzung ist es von Vorteil, wenn Cookies temporär gespeichert werden, weswegen Sie beim Erstaufruf der Website um Ihre Einwilligung gebeten werden. Sie sind aber nicht dazu verpflichtet, diese Einwilligung abzugeben und können die Website auch ohne Einwilligung – wenn auch unter Umständen eingeschränkt – nutzen. Einwilligungsfreie Cookies (sogenannte unbedingte erforderliche Cookies), deren Zweck es ist, die Durchführung der Übertragung einer Nachricht über ein elektronisches Kommunikationsnetz zu ermöglichen sowie Cookies, die unbedingt erforderlich sind, um unsere Dienste zur Verfügung zu stellen, werden auch ohne Ihre Einwilligung durch uns verarbeitet.
Zu unterscheiden ist grundsätzlich zwischen folgenden Cookie-Arten:

Einwilligungsfreie und Einwilligungsbedürftige Cookies
Einwilligungsfreie Cookies sind jene Cookies, die wir benötigen, um die Anwendungen und Funktionen überhaupt zur Verfügung zu stellen (sogenannte betriebsnotwendige Cookies). Diese Cookies werden grundsätzlich nur solange gespeichert, bis Sie ihren Browser schließen. Alle anderen Cookies sind einwilligungsbedürftige Cookies.

First- und Third-Party-Cookies
First-Party-Cookies sind Cookies, die von uns oder unseren beauftragten Auftragsverarbeitern gesetzt und abgerufen werden. Third-Party-Cookies sind Cookies, die von anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen gesetzt und abgerufen werden. Folglich ist hier zu unterscheiden, woher ein Cookie stammt.

Session und Persistente Cookies
Session-Cookie sind Cookies, die beim Schließen des Browsers automatisch gelöscht werden und Persistente Cookies sind jene Cookies, die nach dem Schließen des Browsers für einen bestimmten Zeitraum auf Ihrem Rechner/Endgerät gespeichert bleiben.
Wir setzen einwilligungsbedürftige Cookies erst dann ein, wenn Sie zuvor bei unserem Cookie-Hinweis (Cookie-Banner) in die Verarbeitung eingewilligt haben. Der Cookie-Banner wird beim Aufruf unserer Website eingeblendet, Sie können dort die gewünschten Cookies auswählen und in die Verarbeitung einwilligen.
Auf unserer Website werden folgende Cookies eingesetzt:

ph_opt_in_out_phc*
sproof GmbH
Dieses Cookie speichert Ihre Einwilligung für ph_phc
*
Es läuft nach einer Woche ab.
Optional

ph_phc_*
sproof GmbH
Dieses Cookie zeichnet Performancedaten und das Verhalten der Besucher auf der Website auf.
Es läuft nach einem Jahr ab.
Optional

__cf_bm
Cloudflare
Dieses Cookie wird durch den CDN-Anbieter von HubSpot festgelegt und ist ein notwendiges Cookie für den Bot-Schutz. Es läuft nach 30 Minuten ab.
https://www.cloudflare.com/privacypolicy/
Essentiell

__hssc
Hubspot
Dieses Cookie verfolgt Sitzungen.
Es wird verwendet, um zu ermitteln, ob die HubSpot-Software die Sitzungszahl und die Zeitstempel im __hstc-Cookie erhöhen muss.
Es enthält die Domain, die Zahl der Seitenaufrufe (viewCount, erhöht sich mit jedem Seitenaufruf [pageView] in einer Sitzung) und den Sitzungsbeginn-Zeitstempel
Es läuft nach 30 Minuten ab.
https://legal.hubspot.com/privacy-policy
Essentiell

__hssrc
Hubspot
Immer dann, wenn die HubSpot-Software das Sitzungscookie ändert, wird auch dieses Cookie gesetzt. Damit wird bestimmt, ob der Besucher den Browser erneut gestartet hat.
Wenn dieses Cookie nicht vorhanden ist, wenn HubSpot Cookies verwaltet, wird es als neue Sitzung betrachtet.
Es enthält den Wert „1“, wenn vorhanden.
Es läuft am Ende der Sitzung ab.
https://legal.hubspot.com/privacy-policy
Essentiell

__hstc
Hubspot
Das Haupt-Cookie für das Besucher-Tracking.
Es enthält die Domain, das Benutzertoken (utk), den ersten Zeitstempel (des ersten Besuchs), den letzten Zeitstempel (des letzten Besuchs), den aktuellen Zeitstempel (für diesen Besuch) und die Sitzungszahl (erhöht sich mit jeder nachfolgenden Sitzung).
Es ist 6 Monate gültig.
https://legal.hubspot.com/privacy-policy

hubspotutk
Hubspot
Dieses Cookie verfolgt die Identität eines Besuchers. Dieses Cookie wird bei der Einsendung eines Formulars an die HubSpot-Software übergeben und beim De-duplizieren von Kontakten verwendet.
Es enthält eine undurchsichtige GUID, um den aktuellen Besucher darzustellen.
Es ist 6 Monate gültig.
https://legal.hubspot.com/privacy-policy
Essentiell

Sie können die uns erteilte Einwilligung zum Einsatz von Cookies jederzeit ohne Angaben von Gründen hier widerrufen. Wir weisen allerdings darauf hin, dass alle bis zum Widerruf vorgenommenen Verarbeitungen/Übermittlungen weiterhin rechtmäßig bleiben.

4. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling, statt.

5. Ihre Rechte als betroffene Person

Wir möchten Sie außerdem noch auf die nachstehenden Rechte hinweisen, die Ihnen als betroffener Person zustehen:
· Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 DSGVO
· Recht auf Berichtigung gemäß Artikel 16 DSGVO
· Recht auf Löschung gemäß Artikel 17 DSGVO
· Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DSGVO
· Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Artikel 20 DSGVO
· Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Artikel 21 DSGVO
· Recht auf Widerruf von Einwilligungen gemäß Artikel 7 Abs 3 DSGVO

Des Weiteren haben Sie auch das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (in Österreich die Datenschutzbehörde mit Sitz in Wien) zu erheben. Diesbezüglich verweisen wir auf die unter dem Link www.dsb.gv.at abrufbare Webseite der österreichischen Datenschutzbehörde. Sie können uns aber bei Beschwerden auch gerne direkt unter der E-Mail-Adresse privacy@sproof.io erreichen.

6. Stand

Eine Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung kann aufgrund von technischer Weiterentwicklung und neuer gesetzlicher Vorgaben notwendig sein. Wir werden Sie diesbezüglich vorab informieren.

© 2022 sproof GmbHsproof sign ist ein digitales Signatur-Tool, mit dem Sie Dokumente online unterschreiben können. sproof sign macht die Sammlung digitaler Unterschriften schnell und einfach. sproof sign ist kostenlos und bietet zusätzliche Premium-Pakete für kleine, mittlere und große Unternehmen. Mit sproof sign können Sie Ihre Unterschriften-Workflows innerhalb weniger Minuten und ohne IT-Projekte digitalisieren. sproof sign ist eine Cloud-basierte Software zum elektronischen Signieren von Dokumenten und zum Sammeln von Unterschriften anderer. Mit sproof sign erstellte digitale Signaturen sind rechtsverbindlich und GDPR-konform. sproof sign wird in der EU gehostet und unterstützt fortgeschrittene und qualifizierte digitale Signaturen gemäß der eIDAS-Verordnung. Alle Premium-Tarife beinhalten unbegrenzte qualifizierte digitale Signaturen und unbegrenzte fortgeschrittene digitale Signaturen. In der Basisversion können Sie DOCX- und PDF-Dokumente online und kostenlos signieren. Ein Upgrade auf sproof sign premium ist jederzeit mit flexiblen Monats- und Jahresplänen möglich. Premium-Kunden profitieren außerdem von der Automatisierung mit einer API, der Integration von SSO-Anbietern, der unbegrenzten Speicherung von Dokumenten und der Stapel-Signatur.