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Über Alice, Videokonferenzen und digitale Signaturen.

Juni 16, 2022 by Dr. Fabian Knirsch

Was Alice, Videokonferenzen während der Pandemie und digitale Signaturen mit mehr Effizienz im Büroalltag zu tun haben - ein absolut subjektiver Erfahrungsbericht mit dem Anspruch, Inspiration für Mut zur Digitalisierung zu sein.

Jede und jeder kennt sie mittlerweile: Zoom, Skype, Teams oder Meet. Zwei Jahre Pandemie geprägt von Home Office haben unseren Zugang zu diesen Tools verändert. Die Digitalisierung hat hierbei nicht nur verändert wie wir kommunizieren, verhandeln, gemeinsam lachen und leider auch manchmal unsere Sorgen teilen, sondern auch, wie wir zusammenarbeiten. Der schnelle Gang zur Kollegin, der kurze Austausch beim Kaffee - all das hat sich (zumindest temporär) in den virtuellen Raum verlegt. Während wir nach der Rückkehr zur Präsenz, in die Büros, an den Arbeitsplatz oder in den Außendienst, die Vorteile der beiden Welten zu schätzen gelernt haben und (hoffentlich) das für uns ideale Optimum aus virtueller Kommunikation und den für uns unvermeidbaren Bedarf an persönlichen Interaktion finden konnten, hat sich eine andere Domäne der Digitalisierung klar durchgesetzt. Dort wo sie vor oder während der Pandemie und der Zeit der Remote-Arbeit von Unternehmen oder Privatpersonen eingeführt wurde ist sie nicht mehr wegzudenken: die digitale Signatur. Zwar nicht so präsent wie das Videokonferenztool der Wahl, aber dennoch als täglicher Fixpunkt hat sich die digitale Signatur langsam in unserem (Büro-)alltag etabliert.

Papier, Post und Para(gra)phen

Stapel von Papier, Unterschriftenläufe, seitenweises Paraphieren und das Versenden per Post - oder schlimmer, per ungesicherter Email - sind in vielen Unternehmen und Organisationen einem vollständigen digitalen Prozess gewichen. Zunächst mit ähnlicher Motivation wie bei den anderen Remote-Arbeitsprogrammen, später dann vor allem weil es praktisch, schnell und effizient ist. Und das ist gut, denn zum Unterschreiben gedruckte, zum Scannen schlecht fotografierte und per Email versendete Dokumente sind von Compliance und Rechtsgültigkeit ungefähr so weit weg wie ein Gespräch in einem Zoom-Call von einem gemütlichen Austausch beim gemeinsamen Mittagessen.
Ohnehin schon seit langem digital vorliegende Word- oder PDF-Dokumente werden nicht mehr gedruckt und an die Kolleg:innen, Lieferanten und Kund:innen verschickt sondern mittlerweile vollständig digital unterschrieben. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Umsetzung ist hierbei in jenen beiden Worten, die wir im geschäftlichen Alltag immer wieder hören: Rechtsgültigkeit und DSGVO. Von den einen geliebt, gefördert und gefeiert, von den anderen vielleicht insgeheim manchmal als lästiges Muss gesehen, sind sie die Grundpfeiler für so wichtige Themen wie Unterschriften. Beides, die Rechtsgültigkeit und die DSGVO, müssen garantiert sein - ohne Diskussion, zu 100%. Und weil wir Lösungen wollen und nicht Paragraphen studieren (Jusrist:innen ausgenommen, ihr macht das gerne und dafür danken wir euch von ganzem Herzen!) bietet es sich an, als erstes Auswahlkriterium eine digitale Signaturlösung in den Arbeitsalltag zu integrieren, die genau das bietet.

Alice und das digitale Signieren

Sehen wir uns das an einem Beispiel an: Alice* ist in leitender Position bei einem mittelständischen Unternehmen mit 30 Mitarbeiter:innen. Während der Pandemie hat sie eine Videokonferenzlösung und eine digitale Signaturlösung eingeführt, weil ihre Mitarbeiter:innen und Kund:innen nicht mehr vor Ort sein konnten. Während Dokumente früher noch auf Papier unterschrieben wurden, war der persönliche Kontakt plötzlich nicht mehr möglich. Der Schritt zur Digitalisierung war schon lange geplant, wurde aber aus Sorge vor einem großen IT-Projekt länger hinausgezögert. Der bestehende Prozess, zwar ineffizient und langsam, funktionierte gerade noch so. Als absehbar war, dass das permanente Home Office länger dauern würde, hat Alice bei sproof nach einer Lösung für digitale Signaturen angefragt. Gemeinsam mit dem sproof Vertriebsteam wurde eine Lösung ausgearbeitet, die alle von Alices Anforderungen erfüllt: Daten ausschließlich in der EU gespeichert, garantiert rechtsgültige digitale Signaturen nach eIDAS-Verordnung, einfaches Onboarding für ihr gesamtes Team und die Möglichkeit schnell von Kunden Unterschriften einzuholen, ohne dass diese sich Anmelden müssen oder ein Onboarding notwendig ist. Und das wichtigste: Kein IT-Projekt, kein eigenes Hosting, keine Wartung und die Möglichkeit sofort starten zu können.
Während Alice mittlerweile wieder im Büro bei ihren Kolleg:innen sitzt und Videokonferenzen noch für ihre geographisch weiter entfernten Kund:innen nutzt, ist die digitale Signatur als fixer Bestandteil geblieben und auf Alices Schreibtisch gibt es außer der Zeichnung ihrer Tochter kein Papier mehr.

Über den Autor
CTO & Co-Founder, sproof
Fabian Knirsch ist Mitgründer und CTO der sproof GmbH. Im Jahre 2018 promovierte er in Informatik an der Universität Salzburg und arbeitete in der Forschung zu den Themen Sicherheit und Privatsphäre. Anschließend war er bis 2022 als FH-Professor an der FH Salzburg tätig. Fabian ist bekennender "IT-Sicherheitsenthusiast" und brennt für die gemeinsame Mission, die zentrale Plattform und Schnittstelle für digitales Signieren in Europa anzubieten.

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