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"Die einzige Konstante ist die Veränderung" - Digitalisierungsprojekte erfordern echten Veränderungswillen.

November 24, 2021 by Heidi Boller

Veränderungsprozesse in KMUs sind oftmals ein Thema dem man aus dem Weg gehen möchte. Dabei ist es für einen nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg unerlässlich sich durch stetige Veränderungen weiterzuentwickeln. Dabei gilt es Erfolgreiches beizubehalten und Neues umzusetzen. Ein wichtiger Treiber von Veränderungsprozessen ist die Digitalisierung.

Herausforderungen bei Veränderungsprozessen

Das Blockade-Potential, die Angewohnheit zu viele Dinge gleichzeitig machen zu wollen und auf kein angemessenes Kompetenzteam zurückgreifen zu können: Die Hauptgründe warum Veränderung oft fast ein bisschen "weh tut".

Dabei darf das Blockade-Potential bei den eigenen Mitarbeiterinnen bei keiner Veränderung unterschätzt werden. Gerade Themen der Digitalisierung stellen Mitarbeiterinnen vor eine Herausforderung. Jahrelang gewohnte, analoge Prozesse wie etwa das Unterschreiben von internen Dokumenten auf Papier (Urlaubsanträge, Bestellungen, etc.), fallen nun weg und werden durch ein neues, digitales System ersetzt. Obwohl beispielsweise die Digitalisierung solcher Prozesse deutlich Einsparungspotenzial, sowohl monetär als auch zeitlich bringt, die letztens auch allen Mitarbeiterinnen zugute kommt, treten individuell schnell Zweifel auf, ob man den neuen Prozessen gewachsen ist. Diese Zweifel sind absolut verständlich, normal und nachvollziehbar. Manche Mitarbeiterinnen werden ihren Widerstand laut darlegen, aber es ist wichtig, auch die stillen Blockaden zu erkennen und mit den entsprechenden Mitarbeiterinnen den Dialog zu suchen. Indem man Ideen kommuniziert, Veränderungen aufzeigt und niemanden überrascht, kann und muss Sicherheit und Wertschätzung vermittelt werden. Entscheidet man sich beispielsweise für die digitale Signaturlösung von sproof kann jede und jeder Einzelne die kostenlose Version schon vorher ausprobieren. Da es sich um eine cloudbasierte Lösung handelt ist keine Installation und kein IT-Projekt notwendig und alle Mitarbeiterinnen haben sofort Zugriff. Durch vorsichtiges Herantasten und das selbstständige Testen und verwenden des Produktes im betrieblichen Alltag sinkt die Hemmschwelle, die Vorteile werden erkannt und die Veränderung wird akzeptiert – ja sogar anerkannt und willkommen geheißen.

Beispiel: Digitalisierung von Unterschriftenprozessen

Mit sproof sign steht KMUs für die Digitalisierung von Unterschriftenprozessen eine zeitgemäße, rechtssichere und moderne Lösung sowie ein kompetentes Team zur Seite. Die Lösung ist nutzerinnenorientiert und auf das Optimieren von Prozessen ausgelegt, so dass schlussendlich alle Mitarbeiterinnen von effizienteren Arbeiten, weniger Stress und Bürokratie und mehr Freizeit Platz für individuelle Kreativität profitieren.

Abschließend kann gesagt werden, dass bei der Umsetzung solcher Veränderungsprozesse auch schrittweise vorgegangen werden muss. Niemanden nützt es wenn man auf einen Schlag alles digitalisieren möchte. Beginnt man mit der digitalen Signatur erkennt man direkte Auswirkungen. Lästiges Ausdrucken und wieder Einscannen fällt weg. Analoger Ablageplatz wird eingespart. Unterschriftenprozesse werden beschleunigt und damit Zeit eingespart. Ganz ohne Druck kann eine Priorität abgearbeitet werden. Mit der ersten positiven Veränderung fällt es leichter weitere Projekte anzugehen und sich zukunftsorientiert weiter zu entwickeln.

Über den Autor
Head of Sales, sproof
Heidi ist bei sproof dafür verantwortlich, die Begeisterung für die digitale Signatur nach außen zu tragen, zu vermehren, Feedback einzuholen, neue Zielgruppen definieren, verschiedene Kanäle zu testen uvm. Heidi leitet den Vertrieb bei sproof und brennt dafür, die Vorteile eines effizienten Arbeitsalltag zu verbreiten, und nachhaltige Digitalisierung in ganz Europa voranzutreiben.

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© 2022 sproof GmbHsproof sign ist ein digitales Signatur-Tool, mit dem Sie Dokumente online unterschreiben können. sproof sign macht die Sammlung digitaler Unterschriften schnell und einfach. sproof sign ist kostenlos und bietet zusätzliche Premium-Pakete für kleine, mittlere und große Unternehmen. Mit sproof sign können Sie Ihre Unterschriften-Workflows innerhalb weniger Minuten und ohne IT-Projekte digitalisieren. sproof sign ist eine Cloud-basierte Software zum elektronischen Signieren von Dokumenten und zum Sammeln von Unterschriften anderer. Mit sproof sign erstellte digitale Signaturen sind rechtsverbindlich und GDPR-konform. sproof sign wird in der EU gehostet und unterstützt fortgeschrittene und qualifizierte digitale Signaturen gemäß der eIDAS-Verordnung. Alle Premium-Tarife beinhalten unbegrenzte qualifizierte digitale Signaturen und unbegrenzte fortgeschrittene digitale Signaturen. In der Basisversion können Sie DOCX- und PDF-Dokumente online und kostenlos signieren. Ein Upgrade auf sproof sign premium ist jederzeit mit flexiblen Monats- und Jahresplänen möglich. Premium-Kunden profitieren außerdem von der Automatisierung mit einer API, der Integration von SSO-Anbietern, der unbegrenzten Speicherung von Dokumenten und der Stapel-Signatur.